CAPITOLUL I
CONTROALELE STANDARD DIN EVO XPERIENCE

1.1. Prezentarea controalelor standard

Formularele si controalele reprezinta mediul de baza pentru interactiunea cu utilizatorul. Acesta are posibilitatea sa manipuleze datele si sa efectueze operatiunile necesare introducand date de la tastatura, executand clicuri de mouse sau trecand de la un control la altul in cadrul formularului.

Controalele din cadrul formularelor prezinta o serie de functionalitati dintre care cele mai importante:

· Punerea la dispozitia utilizatorilor a unui set de optiuni predeterminate (grup de butoane de optiune, casete cu lista si liste derulante, casete de validare);

· Acceptarea intrarilor de date care nu pot fi anticipate (casete de text, casete de editare, casete combinate);

· Acceptarea intrarilor de date care apartin unui interval dat;

· Permisiunea acordata utilizatorilor de a efectua anumite actiuni (butoane de comanda, grupuri de butoane de comanda);

· Efectuarea unor actiuni specifice la anumite intervale de timp (controlul timer);

· Afisarea de informatii (imagini, etichete, casete de text, casete de editare, forme geometrice).

Grup de butoane de optiune (Option Group)

Grupurile de butoane de optiune sunt containere care cuprind butoane de optiune. Acestea permit utilizatorilor sa indice una dintre optiunile posibile cum ar fi de exemplu ordonarea datelor dintr-un raport dupa numarul de document sau dupa data documentului sau dupa numele beneficiarului. Selectarea unei anumite optiuni se face executand clic cu mouse-ul pe unul din butoanele grupului.

Caseta cu lista, caseta cu lista derulanta si caseta combinata derulanta

Caseta cu lista, caseta cu lista derulanta precum si caseta combinata derulanta ofera utilizatorului liste derulante care cuprind un numar de optiuni sau de informatii.

Intr-o caseta cu lista, in orice moment sunt vizibile mai multe elemente ale listei. Selectarea unui anumit element se face fie prin pozitionarea cu mouse-ul pe elementul din lista, fie prin deplasarea cursorului cu sagetile sus/jos, fie prin tastarea rapida a nomenclaturii elementului. In cazul in care lista cuprinde un numar mare de elemente, vizionarea acestora se face prin apasarea cu mouse-ul pe butonul sageata-jos de pe bara de defilare.

Intr-o caseta cu lista derulanta este vizibil un singur element dar utilizatorul poate executa clic pe butonul sageata-jos sau apasa combinatia de taste ALT+sageata-jos pentru a afisa o lista derulanta cuprinzand toate elementele din lista. Selectarea unui element din lista se face fie prin plasarea cursorului mouse-ului pe elementul din lista si executarea unui clic cu butonul stanga al mouse-ului fie prin navigarea in lista cu ajutorul sagetilor sus/jos si apasarea tastei ENTER pe elementul marcat.

Caseta combinata derulanta este asemanatoare casetei cu lista derulanta singura deosebire fiind ca utilizatorul poate introduce direct un nou element in lista prin tastarea acestuia in caseta de langa butonul sageata-jos.

Caseta cu lista derulanta (Dropdown List) si caseta combinata derulanta (Dropdown Combo) se numesc casete combinate (Combo Box) dar modul lor diferit de functionare le face sa aiba si denumiri diferite.

Caseta combinata derulanta (Dropdown Combo) reuneste functionalitatea unei casete cu lista (List Box) si a unei casete cu text (Text Box).

Caseta de text (Text Box), caseta de editare (Edit Box) si eticheta (Label)

Nu intotdeauna este posibila anticiparea tuturor valorilor pe care utilizatorul va dori sa le introduca in cadrul unui control.

Caseta de text este controlul de baza in care utilizatorii pot sa adauge sau sa modifice datele pastrate intr-un camp al unei tabele. Exista si casete de text folosite doar in scopul afisarii unor date, nu si modificarii acestora, aceste casete fiind de tipul ReadOnly.

Marcarea si stergerea textului din cadrul unei casete de text se poate face prin una din urmatoarele metode:

· Daca prompterul se afla la inceputul textului se apasa combinatia de taste SHIFT+END dupa care se apasa tasta DEL;

· Daca prompterul se afla la inceputul textului se sterge textul caracter cu caracter prin apasarea tastei DEL;

· Daca prompterul se afla la sfarsitul textului se apasa combinatia de taste SHIFT+HOME dupa care se apasa tasta DEL;

· Daca prompterul se afla la sfarsitul textului se sterge textul caracter cu caracter prin apasarea tastei BACKSPACE;

· Marcare automata, la primirea focusului (adica prompterul a ajuns in casuta dintr-o apasare a tastei TAB iar casuta are proprietate de selectie automata a textului la primirea focusului) dupa care se apasa tasta DEL;

Controlul eticheta este utilizat pentru a afisa text ce nu poate fi modificat. El este folosit pentru a identifica obiectele unui formular, pentru a afisa informatii ca raspuns la un eveniment, titlurile formularelor, capete de tabelele etc.

Controlul caseta de editare este asemanator functional cu controlul caseta de text singura deosebire intre cele doua fiind faptul ca primul prezinta bara de defilare verticala. Caseta de editare asigura saltul automat al textului pe randul urmator si posibilitatea de deplasare in cadrul textului folosind tastele sageti, tastele PAGEUP si PAGEDOWN si bara de defilare.

Caseta de validare (Check Box)

Controlul caseta de validare este folosit de obicei pentru a infatisa alternative de Da/Nu sau Adevarat/Fals.

Controlul caseta de validare seamana cu controlul buton de optiune in care fiecare caseta este folosita pentru a indica selectia facuta de utilizator. Singura diferenta este ca dintr-un grup de butoane de optiune poate fi selectat unul singur o data, in timp ce casetele de validare pot fi selectate mai multe o data.

O caseta de validare se poate afla in una din urmatoarele stari:

1. validata (marcata)

2. invalidata (nemarcata)

3. voalata (indisponibila)

4. validata definitiv (marcata, fara posibilitate de demarcare)

Butoane de comanda (Command Button)

Controlul buton de comanda se foloseste pentru a incepe, intrerupe sau sfarsi un proces cum ar fi de exemplu salvarea unei facturi, abandonarea modificarilor efectuate asupra unei facturi, trimiterea la imprimanta a unei facturi etc.

Un buton de comanda poate fi selectat astfel:

· Se foloseste mouse-ul pentru a executa clic pe buton;

· Se transfera butonului focusul folosind tasta TAB apoi se apasa tasta ENTER;

· Se apasa o tasta de acces pentru butonul de comanda (ALT+litera subliniata);

· Daca butonul de comanda pe care vreti sa apasati este butonul implicit de comanda al formularului, apasati tasta ENTER pentru a-l activa, chiar daca focusul apartine altui control;

· Daca butonul de comanda pe care vreti sa apasati este butonul implicit de anulare al formularului, apasati tasta ESC pentru a-l activa, chiar daca focusul apartine altui control;

Grila (Grid)

Controlul grila este cel mai complex control din EVO Xperience in care utilizatorii pot sa adauge, sa modifice, sa stearga sau sa vizualizeze date din tabelele unei baze de date.

Complexitatea grilei deriva si din faptul ca aceasta contine mai multe linii si coloane iar la rindul lor, coloanele pot incapsula controale diferite (casete de validare, casete de text, casete cu lista derulanta, casete combinate derulante, butoane de comanda etc.). Deplasarea de pe o linie pe alta se face cu tastele sageata sus/jos sau PAGEUP/PAGEDOWN iar mutarea cursorului pe coloane se realizeaza prin tastele sageata stanga/dreapta, TAB sau ENTER. In cazul in care numarul liniilor unei grile este mare, vizualizarea acestora se poate face apasand butoanele sageata jos sau sageata sus ale barei de defilare din dreapta grilei.

Pentru adaugarea unei noi linii in grila exista de obicei butoane de comanda cu textul “Adaugare linie” sau “Adaugare” iar pentru stergerea unei linii cu textul “Stergere linie” sau “Stergere”. Toate aceste butoane sunt pozitionate imediat sub grila pentru care acestea efectueaza actiunile corespunzatoare.

Cadru de pagini (Page Frame)

Cadrele de pagina permit extinderea formularelor. Un cadru de pagina este un obiect container (obiect care incapsuleaza, grupeaza, reuneste alte obiecte) care contine pagini.

Cadrul de pagina defineste amplasamentul paginilor si partea vizibila a paginii. Coltul din stanga-sus al paginii este ancorat de coltul din stanga-sus al cadrului de pagina. Doar controalele din pagina de sus (din partea superioara a cadrului de pagina) pot fi vazute si activate.

Trecerea de la o pagina la alta se face executand clic cu mouse-ul pe titlul paginii (ancora paginii in cadrul de pagini).

1.2. Vizualizarea, tiparirea si exportul rapoartelor

Vizualizarea si tiparirea rapoartelor se poate face in doua moduri si anume:

· direct in format grafic (80% din rapoarte)

· in format text cu posibilitate de transformare in format grafic si export OLE

Apasarea butonului ‘Imprimare’ determina aparitia pe ecran a machetei “Setare parametrii tiparire” , macheta in care se pot seta diferite aspecte cu privire la tiparirea pe raport a antetului si a subsolului, tiparirea numarului de pagina pecum si a datei si orei listarii, setarea tipului de imprimanta.

Bifarea casutei de validare “Fisier text” si apasarea butonului de comanda <Tipareste> va avea ca efect tiparirea raportului sub forma text.

Bifarea casutei de validare “Grafic” si apasarea butonului de comanda <Tipareste> va avea ca efect tiparirea raportului sub forma grafica.

Daca inainte de tiparire se doreste vizualizarea pe ecran a raportului sub forma grafica atunci se marcheaza casuta de validare “Grafic” si se apasa butonul de comanda <Preview>. Raportul va fi insotit pe ecran de o alta bara de instrumente “Print Preview” dar care arata ca in figura de mai jos.

Tiparirea intregului raport se face prin validarea butonului de optiune “All”. Daca se doreste listarea anumitor pagini ale documentului atunci se marcheaza butonul de optiune “Pages” si se va completa casuta de text “from” cu numarul de pagina de la care se porneste listarea iar casuta de text “to” cu numarul paginii la care se va opri printarea.

Numarul de exemplare in care este listat un raport este determinat de numarul inscris in casuta de incrementare “Number of copies”.

Dupa setarea aspectelor dorite printarea propriu-zisa se realizeaza apasand butonul de comanda <OK>.

Exportul rapoartelor se poate face sub doua forme si anume:

· sub forma de fisier text

· sub forma de fisier Excel.

Marcarea butonului de optiune “Tip fisier .TXT (Notepad)” si apasarea butonului de comanda <Export> va avea ca efect exportul raportului sub forma de fisier text si va putea fi deschis pentru consultare cu ajutorul unui editor de texte (NotePad, Microsoft Word etc.).

Marcarea butonului de optiune “Tip fisier .XLS (Excel)” si apasarea butonului de comanda <Export> va avea ca efect exportul raportului sub forma de fisier Excel si va putea fi deschis pentru consultare cu ajutorul utilitarului Microsoft Excel.

Unitatea de disc, directorul si numele fisierului rezultat prin exportare sunt specificate in casuta de text din subsolul machetei.

Schimbarea acestor elemente se face apasand butonul <…> din dreapta casetei de text.

Va aparea o macheta in care se va alege noua destinatie pentru fisierul ce va rezulta prin export si se va specifica noul nume pentru acesta.

Nu toate raportele pot fi exportate in fisier text sau fisier Excel.

Daca un raport nu poate fi exportat nici text nici Excel atunci raportul nu va avea reprezentare sub forma text si deci, ca urmare, macheta “Tiparire” nu va aparea pe ecran; va aparea direct macheta “Print”.

Daca un raport poate fi exportat sub forma de fisier text dar nu poate fi exportat ca fisier Excel acest lucru va determina invalidarea definitiva a butonului de optiune “Tip fisier .XLS (Excel)”.

CAPITOLUL II
ETAPE DE EXPLOATARE A PROGRAMULUI

Pentru a intelege modul de proiectare si prelucrare al programului trebuie avuta in vedere o anumita succesiune logica a etapelor de lucru. Va fi luat in considerare faptul ca programul a fost proaspat achizitionat si urmeaza a se incepe prelucrarile contabile.

Toate etapele prezentate mai jos sunt etape de prelucrare cronologice ale unei luni contabile, de la inceputul si pana la inchiderea ei.

2.1. Etapele de pornire

Etapa I

Prima etapa in pornirea prelucrarilor o reprezinta crearea unei societati de lucru si introducerea tuturor datelor informative despre aceasta (nume, cod fiscal, inregistrare la Registrul Comertului, banci si conturi la banci, adresa, etc).

Majoritatea datelor informative ale unei societati vor fi folosite pentru efectuarea completa a exporturile pe discheta catre finante pentru depunerile ce trebuiesc efectuate lunar sau trimestrial (TVA, impozit, CAS, somaj, sanatate). Restul datelor vor fi folosite ca antet pentru situatii sau vor fi doar informative.

Aceasta optiune se gaseste in meniul „Utilitare / Actualizare societati / Adaugare societate”.

Etapa a II-a

Pentru a se putea accesa programul si a se lucra in regim protejat, luand in calcul un eventual acces neautorizat in program, a doua etapa este reprezentata de crearea grupurilor de utilizatori, a utilizatorilor din cadrul fiecarui grup si configurarea fiecarui utilizator in parte prin atribuirea drepturilor de acces si a restrictiilor si a parolei de intrare in program.

Aceste optiuni se gasesc in meniul „Utilizatori”.

Etapa a III-a

Pentru a lucra intr-o interfata de lucru prietenoasa, fiecare utilizator isi poate defini propria interfata de lucru. Lipsa setarii unei interfete de lucru va fi atentionata de catre program la fel ca si lipsa instalarii unei imprimante pe statia respectiva.

Aceasta optiune se gaseste in meniul „Utilitare/ Diverse utilitare/ Setare desktop”.

Etapa a IV-a

A patra etapa este reprezentata de configurarea sistemului de lucru pentru firma curenta. In acest caz se vor seta:

· prelucrarile cantitativ-valorice sau valorice

· metoda de descarcare de gestiune FIFO, LIFO, PMP

· modul de generare al codurilor interne pentru furnizori, clienti, produse, salariati (marci), mijloace fixe (numere de inventar)

· o multime de alte date de o importanta mai mica dar la setarea carora se recomanda totusi o atentie deosebita

· definirea si verificarea tuturor taxelor, impozitelor, procentelor cu care lucreaza programul in functie de reglementarile legislative (atentie si la perioadele de validitate ale acestora) precum si multe alte restrictii sau permisiuni acordate de catre program.

Aceasta optiune se gaseste in meniul „Utilitare/ Configurare generala” sau in fiecare meniu in optiunea „Configurare”.

Etapa a V-a

Etapa a cincea este deosebit de importanta si este reprezentata de crearea tuturor conturilor analitice cu care se va lucra (in cazul in care pe parcursul prelucrarilor vor apare noi conturi analitice, acestea se vor crea direct din cadrul machetelor respective), crearea in program a furnizorilor si clientilor (partenerilor) impreuna cu toate datele caracteristice ale acestora, crearea nomenclatorului de produse stocabile si configurarea acestora (daca este cazul), crearea magaziilor (gestiunilor) necesare prelucrarilor de stocuri, introducerea salariatilor, introducerea mijloacelor fixe si a obiectelor de inventar.

Aceaste machete se gasesc in meniurile corespunzatoare a fiecarui modul in optiunea „Prelucrare …”.

Etapa a VI-a

Aceasta etapa este reprezentata de introducerea soldurilor si rulajelor anterioare pentru toate conturile cu care s-a lucrat anterior achizitiei programului, a soldurilor de pornire ale partenerilor defalcate sau nu pe documente componente, a deducerilor aferente salariatilor si a codurilor numerice personale precum si a amortizarilor si lunilor de amortizare anterioare aferente fiecarui mijloc fix in parte.

Aceaste machete se gasesc in meniurile corespunzatoare a fiecarui modul in optiunea „Prelucrare …”.

Etapa a VII-a

Etapa 7 este reprezentata de introducerea valutelor si cursurilor zilnice aferente, in cazul in care activitatea firmei o cere, urmand ca ulterior sa se introduca noile cursuri zilnice.

Aceasta optiune se gaseste in meniul „Utilitare/ Devize si cursuri / Prelucrare cursuri”.

NOTA: Aceste 7 etape impreuna reprezinta toate etapele necesare de parcurs pentru a putea incepe corect prelucrarile cu programul EvoXP.

2.2. Etape de prelucrare

Etapa I

In aceasta etapa se vor efectua efectiv prelucrarile aferente lunii de lucru si se vor introduce pe rand:

· intrari de la furnizori (macheta se afla localizata astfel: „Furnizori / Prelucrare cumparari”)

· vanzari catre clienti (macheta se afla localizata astfel: „Clienti / Emitere facturi”)

· consumuri de materii prime si materiale (macheta se afla localizata astfel: „Stocuri / Bonuri de consum”)

· transferuri intre gestiuni (macheta se afla localizata astfel: „Stocuri / Transferuri intre gestiuni”)

· rapoarte de productie (macheta se afla localizata astfel: „Productie / Rapoarte de productie”)

· operatiuni de plati si incasari prin orice mod (casa, banca, CEC, bilet la ordin) in lei sau valuta (macheta se afla localizata astfel: „Contabilitate / Plati si incasari / tip operatie…”)

Atentie! Necesita o atentie deosebita cazul in care nu se respecta ordinea cronologica a documentelor emise de parteneri si a platilor sau incasarilor aferente.

O plata sau o incasare care nu are documente pe care sa le plateasca va merge automat in avans.

· diverse alte note contabile (macheta se afla localizata astfel: „Contabilitate / Note contabile diverse”)

· cuplari avansuri cu facturile sosite de la parteneri (macheta se afla localizata astfel: „Furnizori / Cuplare avansuri” si „Clienti / Cuplare avansuri”)

· compensari intre diversi parteneri asemanatori (macheta se afla localizata astfel: „Contabilitate / Incasari si plati / Compensari parteneri”)

· operatiunile de decontari cu personalul (macheta se afla localizata astfel: „Contabilitate / Decontari cu personalul / Decontari cu personalul”)

· operatiunile salariale referitoare la avansuri acordate, concedii medicale sau de odihna, lichidare (macheta se afla localizata astfel: „Salarizare / Avansuri / Acordare avansuri” si „Salarizare / Lichidare salarii / Lichidare”)

· efectuarea amortizarilor mijloacelor fixe (macheta se afla localizata astfel: „Imobilizari / Prelucrare mijloace fixe”)

Etapa a II-a

Aceasta etapa este o etapa de verificari anterioare inchiderilor lunare.

Se analizeaza si verifica datele centralizate sau nu, existente in cadrul situatiilor pe care programul le obtine.

Ca documente importante de consultat precizam urmatoarele:

· fise de cont contabile (macheta se afla localizata astfel: „Contabilitate / Situatii – rapoarte / Situatii conturi / Fisa de cont”)

· balante de verificare contabile (macheta se afla localizata astfel: „Contabilitate / Situatii – rapoarte / Balanta de verificare”)

· centralizatoare contabile de intrari si iesiri (macheta se afla localizata astfel: „Furnizori / Situatii – rapoarte / Centralizator de intrari”, „Clienti / Situatii – rapoarte / Centralizator de iesiri”)

· jurnale de TVA, de cumparari si vanzari (macheta se afla localizata astfel: „Furnizori / Situatii – rapoarte / Jurnal TVA de intrari”, „Clienti / Situatii – rapoarte / Jurnal TVA de iesiri”)

· registru de casa si de banca (macheta se afla localizata astfel: „Contabilitate / Situatii – rapoarte / Incasari si plati / Registrul de …”)

· situatia generala a partenerilor (macheta se afla localizata astfel: „Furnizori / Situatii – rapoarte / Generala sintetica”, „Clienti / Situatii – rapoarte / Generala sintetica”)

· fisa de stoc generala (macheta se afla localizata astfel: „Stocuri / Situatii – rapoarte / Fisa stoc generala”)

· recapitulatie salarizare (macheta se afla localizata astfel: „Salarizare / Lichidare / Situatii – rapoarte / Recapitulatie generala”)

· registrul de amortizare (macheta se afla localizata astfel: „Imobilizari / Situatii – rapoarte / Registrul de amortizare”)

In cazul in care apare ca o necesitate efectuarea unor modificari, adaugari sau stergeri se va intra in machetele de modificare ale optiunilor in cadrul carora exista erori.

Etapa a III-a

Reprezinta etapa finala si are o importanta deosebita. Aceasta etapa este reprezentata de efectuarea inchiderilor lunare propriu-zise.

In cadrul acestor inchideri succesiunea logica este urmatoarea:

· efectuarea descarcarii de marfa en-gross sau en-detail (macheta se afla localizata astfel: „Contabilitate / Operatii de inchidere lunare / Descarcare de marfa”)

· inchiderea conturilor de TVA deductibil si colectat precum si reglarea TVA-ului de plata sau de recuperat (macheta se afla localizata astfel: „Contabilitate / Operatii de inchidere lunare / Inchidere conturi de TVA”)

· inchiderea conturilor de venituri si cheltuieli si stabilirea impozitului (macheta se afla localizata astfel: „Contabilitate / Operatii de inchidere lunare / Inchidere venituri si cheltuieli”)

· verificarea deosebit de atenta a situatiei societatii pe baza rapoartelor prezentate in etapa a II-a

· efectuarea exporturilor pe discheta catre finante a depunerilor obligatorii

Etapa a IV-a

Punctul final al unei luni contabile din punctul de vedere al programului este de a inchide efectiv luna, de a bloca accesul la modificarea datelor contabile aferente lunii respective.

Atentie! Dupa ce s-a efectuat descarcarea de marfa nu se mai pot efectua modificari pe documentele care au condus la prelucrari de stocuri (documente de cumparare, vanzare, productie, consum, etc).

Daca totusi se doreste modificarea documentelor care au produs schimbari ale stocurilor trebuie ca descarcarea de marfa sa fie anulata si dupa efectuarea modificarilor dorite sa se refaca.

CAPITOLUL III
ELEMENTE GENERALE DE OPERARE

In cadrul programului exista anumite grupuri de optiuni sau tipuri specifice de prelucrari care se repeta sau apar destul de des in majoritatea machetelor de introducere de date.

3.1. Selectie conturi

In cadrul programului, orice simbol contabil este definit prin trei parti componente. Fiecare din acestea reprezinta un sir de cinci caractere alfanumerice.

Prima parte componenta o reprezinta simbolul contabil sintetic de grad I sau II (ex.:512, 5121, 431, 4312, etc.), a doua parte componenta reprezinta simbolul analitic de grad I iar a treia, simbolul analitic de grad II.

Un cont sintetic arata de genul 5121.0.0., un cont analitic de grad I arata sub forma 5121.1.0 pana la 5121.99999.0 iar un cont analitic de grad II arata sub forma 5121.1.1 pana la 5121.1.99999.

Este foarte important de stiut ca un cont analitic de grad I nu poate exista fara a avea un cont sintetic atasat lui.

De asemenea un cont analitic de gradul II nu poate exista fara a avea atasat un cont analitic de grad I si implicit un cont sintetic. Adica 5121.1.4 nu poate exista daca nu exista creat 5121.1.0 si 5121.0.0.

Selectia unui cont se realizeaza fie prin tastarea efectiva a lui in cele trei elemente componente fie prin tastarea „?” si selectarea lui dintr-o lista.

Daca „?” este pus in rubrica de cont sintetic pe ecran va fi afisata lista cu intregul plan de conturi de unde se poate alege contul dorit. Daca „?” este pus in rubrica de cont analitic de grad I inseamna ca deja s-a selectat contul sintetic iar in lista ce va apare pe ecran vor fi afisate doar conturile analitice aferente contului sintetic introdus anterior.

Exemplu: daca se tasteaza 401 in rubrica de cont sintetic si „?” in rubrica de analitic de grad I atunci in lista vor apare doar analiticele contului 401. In mod identic se va intampla si la contul analitic de grad II.

In caz ca un cont sintetic sau analitic nu exista, programul va atentiona acest fapt urmand ca utilizatorul sa hotarasca daca va crea acest cont nou sau daca va reveni la reintroducerea contului deoarece a fost tastat gresit.

3.2. Selectie furnizori

Selectia unui anume furnizor poate fi realizata prin mai multe metode:

· se tasteaza codul intern al furnizorului respectiv (in cazul in care acest cod este cunoscut), selectia facandu-se automat. In locul codului tastat va apare automat denumirea completa a furnizorului.

· se tasteaza un grup de litere din denumirea furnizorului pe ecran aparand macheta „Selectie furnizori” cu lista de furnizori (unu, mai multi sau nici unul) care contin in cadrul denumirii grupul de litere respectiv (nu este obligatoriu ca acest grup de litere sa se afle la inceputul denumirii furnizorului).

· se tasteaza „?” sau se lasa spatiul gol, pe ecran aparand macheta „Selectie furnizori” cu toata lista de furnizori existenti in fisierul de furnizori la momentul respectiv.

Apasarea butonului de comanda <Da> ofera posibilitatea de adaugare a unui nou furnizor cu ajutorul machetei „Adaugare furnizor.

Macheta „Selectie furnizori” permite selectarea unui furnizor din cadrul unei liste sau adaugarea unui furnizor nou in cazul in care nu exista.

In cadrul machetei „Selectie furnizori” deplasarea in lista pe furnizorul dorit se poate realiza cu ajutorul sagetilor de directie sus, jos, tastelor de deplasare „Page Up”, „Page Down”, „Home” sau „End” precum si prin tastarea in cadrul listei de furnizori a primelor litere (una sau mai multe) componente ale denumirii furnizorului dorit.

Aici trebuie subliniat ca in cazul in care se tasteaza mai mult de o litera din denumirea furnizorului, pauza dintre tastarea literelor respective nu trebuie sa fie mai mare decat o secunda altfel cursorul se va deplasa pe denumirea furnizorului ce incepe cu litera la care tastarea a fost intarziata.

O alta metoda de cautare o reprezinta folosirea elementelor de cautare aflate sub fiecare parte componenta a capului de tabel din cadrul machetei „Selectie furnizori”: denumire furnizor, cod furnizor, cod fiscal, cont atasat, categoria.

Aceste cinci optiuni de cautare permit o cautare interactiva in cadrul liste de furnizori, prin eliminarea treptata a denumirilor ce nu contin literele sau cifrele tastate.

Macheta „Selectie furnizori” contine un buton de comanda numit <Detalii>>> care ofera informatii suplimentare despre furnizorul din lista pe a carui denumire se afla pozitionat cursorul (registrul comertului, banca, cont banca, adresa, telefon, fax, tara, oras, judet, persoana de contact).

In momentul in care aceste informatii sunt afisate denumirea butonului de comanda va fi <Detalii<<>. O noua apasare a acestui buton de comanda va ascunde lista cu informatii suplimentare.

Optiunea „Selectie furnizori” mai contine si un buton de comanda <Adauga> care permite adaugarea in cadrul listei de furnizori a unui nou furnizor impreuna cu toate datele aferente lui.

3.3. Selectie clienti

Selectia unui anume client poate fi realizata prin mai multe metode:

· se tasteaza codul intern al clientului respectiv (in cazul in care acest cod este cunoscut), selectia facandu-se automat. In locul codului tastat va apare automat denumirea completa a clientului.

· se tasteaza un grup de litere din denumirea clientului pe ecran aparand macheta „Selectie clienti” cu lista de clienti (unu, mai multi sau nici unul) care contin in cadrul denumirii grupul de litere respectiv (nu este obligatoriu ca acest grup de litere sa se afle la inceputul denumirii clientului).

· se tasteaza „?” sau se lasa spatiul gol, pe ecran aparand optiunea „Selectie clienti” cu toata lista de clienti existenti in fisierul de clienti la momentul respectiv.

In cazul primelor doua metode de cautare, in care codul introdus sau respectiv grupul de litere tastat nu exista, pe ecran va apare o optiune de validare care avertizeaza inexistenta clientului, existand optiunea de adaugare a acestuia. Apasarea butonului de comanda <Da> ofera posibilitatea de adaugare a unui nou client cu ajutorul machetei „Adaugare client”.

Macheta „Selectie clienti” permite selectarea unui client din cadrul unei liste sau adaugarea unui client nou in cazul in care nu exista.

In cadrul machetei „Selectie clienti” deplasarea in lista pe clientul dorit se poate realiza cu ajutorul sagetilor de directie sus, jos, tastelor de deplasare „Page Up”, „Page Down”, „Home” sau „End” precum si prin tastarea in cadrul listei de clienti a primelor litere (una sau mai multe) componente ale denumirii clientului dorit.

Aici trebuie subliniat ca in cazul in care se tasteaza mai mult de o litera din denumirea clientului, pauza dintre tastarea literelor respective nu trebuie sa fie mai mare decat o secunda altfel cursorul se va deplasa pe denumirea clientului ce incepe cu litera la care tastarea a fost intarziata.

O alta metoda de cautare o reprezinta folosirea elementelor de cautare aflate sub fiecare parte componenta a capului de tabel din cadrul machetei „Selectie clienti”: denumire client, cod client, cod fiscal, cont atasat, categoria.

Aceste cinci optiuni de cautare permit o cautare interactiva in cadrul liste de clienti, prin eliminarea treptata a denumirilor ce nu contin literele sau cifrele tastate.

Macheta „Selectie clienti” contine un buton de comanda numit <Detalii>>> care ofera informatii suplimentare despre clientul din lista pe a carui denumire se afla pozitionat cursorul (registrul comertului, banca, cont banca, adresa, telefon, fax, tara, oras, judet, persoana de contact).

In momentul in care aceste informatii sunt afisate denumirea butonului de comanda va fi <Detalii<<>. O noua apasare a acestui buton de comanda va ascunde lista cu informatii suplimentare.

Optiunea „Selectie clienti” mai contine si un buton de comanda „Adauga” care permite adaugare in cadrul listei de clienti a unui nou client impreuna cu toate datele aferente lui.

3.4. Selectie produse

Selectia unui anume produs poate fi realizata prin mai multe metode:

· se tasteaza codul intern al produsului respectiv (in cazul in care acest cod este cunoscut), selectia facandu-se automat. In locul codului tastat va apare automat denumirea completa a produsului.

· se tasteaza un grup de litere din denumirea produsului pe ecran aparand macheta „Selectie produse” cu lista de produse (unu, mai multi sau nici unul) care contin in cadrul denumirii grupul de litere respectiv (nu este obligatoriu ca acest grup de litere sa se afle la inceputul denumirii produsului).

· se tasteaza „?” sau se lasa spatiul gol, pe ecran aparand macheta „Selectie produse” cu toata lista de produse existente in fisierul de produse la momentul respectiv.

In cazul primelor doua metode de cautare, in care codul introdus sau respectiv grupul de litere tastat nu exista, pe ecran va apare o optiune de validare care avertizeaza inexistenta produsului, existand optiunea de adaugare a acestuia. Apasarea butonului de comanda <Da> ofera posibilitatea de adaugare a unui nou produs cu ajutorul machetei „Adaugare produs”.

Macheta „Selectie produse” permite selectarea unui produs din cadrul unei liste sau adaugarea unui produs nou in cazul in care nu exista.

In cadrul machetei „Selectie produse” deplasarea pe produsul dorit se poate realiza cu ajutorul sagetilor de directie sus, jos, tastelor de deplasare „Page Up”, „Page Down”, „Home” sau „End” precum si prin tastarea in cadrul listei de produse a primelor litere (una sau mai multe) componente ale denumirii produsului dorit.

Aici trebuie subliniat ca in cazul in care se tasteaza mai mult de o litera din denumirea produsului, pauza dintre tastarea literelor respective nu trebuie sa fie mai mare decat o secunda altfel cursorul se va deplasa pe denumirea produsului ce incepe cu litera la care tastarea a fost intarziata.

O alta metoda de cautare o reprezinta folosirea elementelor de cautare aflate sub fiecare parte componenta a capului de tabel din cadrul machetei „Selectie produse”: denumire produs, cod produs, cont atasat, unitate de masura, categoria.

Aceste cinci optiuni de cautare permit o cautare interactiva in cadrul liste de produse, prin eliminarea treptata a denumirilor ce nu contin literele sau cifrele tastate.

Macheta „Selectie produse” contine un buton de comanda numit <Detalii>>> care ofera informatii suplimentare despre produsul din lista pe a carui denumire se afla pozitionat cursorul (denumire 2, cod EAN, tip, unitate de masura, cont atasat, cont de descarcare, provenienta, brand, categoria, furnizorul de unde se achizitioneaza).

In momentul in care aceste informatii sunt afisate denumirea butonului de comanda va fi <Detalii<<>. O noua apasare a acestui buton va ascunde lista cu informatii suplimentare.

Macheta „Selectie produse” mai contine si un buton de comanda „Adauga” care permite adaugare in cadrul listei de produse un produs nou impreuna cu toate datele aferente lui.

3.5. Tipul operatiei contabile

Orice optiune din program (cumparari, vanzari, productie, consum) are ca efect generarea uneia sau mai multor note contabile. Toate notele contabile aferente lunii sau unei perioade pot fi listate cronologic cu ajutorul „Registrului jurnal”.

Daca se creeaza anumite tipuri de operatii, de exemplu operatii de casa, de banca, de cumparari, de inchideri, diverse etc. notele contabile pot fi trimise catre aceste tipuri de operatii. In acest moment notele contabile pot fi listate si grupate pe tipuri de operatiuni contabile.

Tipurile de operatii pot fi create din optiunea „Configurare-contabilitate”.

In concluzie, rolul acestor tipuri de operatii este doar de grupare a notelor contabile.

3.6. Centre de cost si tipuri de cheltuieli

Pentru a avea o analiza a cheltuielilor dintr-o societate care sa fie grupate pe centre de cost, pe departamente si pe tipuri specifice de cheltuieli sau pentru a avea o analiza postcalcul in cazul activitatilor de productie se poate crea o structura arborescenta de centre de cost si o lista de tipuri specifice de cheltuieli.

Toate acestea se pot crea din meniul de analiza. O structura de centre de cost are forma unui arbore.

Poate fi creata o serie de centre de cost sau compartimente de baza care fiecare la randul lor se pot imparti in alte subcompartimente si asa mai departe.

In momentul in care o cheltuiala aferenta unui cont din clasa 6 se doreste a fi repartizata va apare o macheta din cadrul careia cu ajutorul mouse-ului se selecteaza ramura finala a unui centru de cost dupa care se selecteaza tipul de cheltuiala.

Desfacerea sau strangerea unei ramuri de cost ce contine la randul ei alte subramuri se poate face apasand pe butoanele de comanda <+>, <-> aferente ramurii.

Trebuie neaparat ca suma respectiva sa fie repartizata pe o ramura finala, programul stiind sa afiseze valorile centralizate in orice punct al arborelui de centru de cost.

3.7. Cursuri si valute

In majoritatea machetelor de prelucrare poate fi selectata valuta in care se lucreaza. Programul are in memorie un fisier de valute si un fisier de cursuri pe zile aferente acestor valute.

In momentul in care se selecteaza o valuta alta decat lei programul va cauta si va afisa automat, in caz ca gaseste, cursul. Daca nu va gasi cursul va afisa valoare zero.

In oricare din aceste doua cazuri utilizatorul poate completa sau nu orice valoare in rubrica de curs. In momentul parasirii rubricii, programul va verifica cursul completat. Daca valoarea introdusa nu este identica cu cea din fisier programul va avertiza acest fapt si va oferi posibilitatea de inlocuire a acestuia cu noua valoare.

3.8. Filtre de modificare generale

In momentul in care se doreste modificarea unor documente deja introduse (cumparari, vanzari, productie, consum, plati, incasari, note contabile etc.) pana la obtinerea listei cu documentele dorite spre modificare programul va afisa initial un filtru de cautare.

Implicit acest filtru va fi setat sa caute in cadrul lunii curente de lucru (exclude toate documentele din celelalte luni).

Utilizatorul poate activa si alte filtre suplimentare.

Aceste filtre sunt filtre cumulative de genul „Doresc sa fie afisate documentele din perioada x-y emise de furnizorul z cu o valoare mai mare sau egala decat q”. Vor fi afisate doar pozitiile care indeplinesc cumulativ toate optiunile setate in filtru.

Optiunile de cautare ale unui filtru sunt dupa:

· tipul, nr. sau data documentului (data documentului poate fi cautata intr-o anumita perioada)

· partenerul care a emis documentul respectiv

· gestiunea in care a intrat sau din care a iesit un anume produs

· valoarea documentului cautat (>,>=,<,<=,diferit,sau apartinand unui interval x-y)

· utilizatorul care a introdus documentul respectiv

· anume valuta

· conturile corespondente introduse pe debit/credit

explicatia aferenta documentului.

CAPITOLUL IV
CONFIGURAREA MEDIULUI DE LUCRU

4.1. Configurare generala

Configurarea generala permite setarea modului de lucru la nivel general al programului.

In aceasta macheta se poate stabili:

· lucrul in regim multi-devize

· blocarea introducerilor de zile de lucru altele decat cele din cadrul lunii de lucru curente

· separatorul pentru mii si separatorul zecimal

· modul de lucru valoric sau cantitativ-valoric

· metoda de descarcare a stocului F.I.F.O., L.I.F.O., P.M.P.

· procentele de TVA si perioada de validitate a acestora

· configurarea imprimantei

· atributele interfetei de lucru

· tipurile de operatii contabile in care vor fi trimise notele contabile in vederea gruparii

· tipurile de documente folosite in machetele de prelucrare a programului si modulele in care aceste documente trebuie sa apara sau nu.

4.2. Configurare contabilitate

In aceasta macheta se poate stabili:

· procentul impozitului pe profit

· plafonul de casa pentru care se va face avertizarea de depasire

· avertizarea aparitiei unui sold negativ pe zi la casa sau banca

· efectuarea in mod automat de catre program a notei inversa pentru contul 581 (viramente interne) in momentul in care se efectueaza opertiuni cu acest cont

· cuplarea automata din macheta de furnizori a platilor efectuate direct cu modulul decontari cu personalul

· diurna pe zi oferita de firma si nivelul de diurna deductibila si nedeductibila

· zecimalele pentru balanta de verificare

· predefinirea structurilor de note contabile (cont debitor, cont creditor, explicatie, document, operatie) care in decursul lunilor contabile sunt foarte des utilizate. Aceasta facilitate este utila doar pentru optiunea „Note contabile diverse” si ajuta la castigarea de timp in prelucrare, utilizatorul urmand sa introduca doar elementele variabile ale notei contabile (suma, data, nr. document).

4.3. Configurare furnizori

In aceasta macheta se poate stabili:

· afisarea informatiilor interactive despre furnizor in momentul adaugarii documentelor de cumparare (sold initial, livrari, plati, avansuri, sold final)

· aparitia codului de produs in pozitiile documentelor de cumparare din cadrul machetelor de adaugare

· numarul de discounturi posibile pentru facturile de cumparari

· procentul implicit ale discountului

· generarea numarului de NIR (automat de catre program sau manual de catre utilizator)

· generarea automata a codurilor pentru fiecare produs stocabil

· afisarea interactiva a stocului produselor cu care se lucreaza in cadrul documentelor de cumparare si la data la care sa fie afisat

· numarul de zecimale pentru cantitati, pret si valori aferente intrarilor

· rotunjirea adaosului comercial calculat la pret cu amanuntul

· procentele pentru taxe TVA, fond tutun-alcool sau fond agricultura

· explicatiile aferente documentelor de intrare

· notele contabile ce urmeaza a fi atasate documentelor de intrare

· procedura de introducere a bonurilor de combustibil

· notele contabile aferente combustibilului si TVA-ului aferent

4.4. Configurare clienti

Configurarea modulului de clienti contine aceleasi elemente de setare ca si configurarea furnizorilor, in plus aparand doar doua setari diferite:

· activarea numaratorului de facturi si avize care va genera automat noi numere ale acestor documente

· activarea preluarii automate de catre program a pretului de vanzare pentru fiecare produs facturat catre clienti, in lei sau in valuta.

4.5. Configurare gestiune

Configurarea modulului de gestiune contine aceleasi elemente de setare ca si configurarea furnizorilor si clientilor, in plus aparand o serie de butoane de comanda cu ajutorul carora se adauga o serie de elemente caracteristice ale produselor stocabile (liste de culori, unitati de masura, calitati, grade de prelucrare, nuante).

Importanta in cadrul acestei machete este predefinirea notelor contabile utilizate in macheta de transferuri intre gestiuni.

Produsele stocabile se poat configura specific existand posibilitatea introducerii anumitor date suplimentare (lungime, latime, suprafata, grosime, volum, etc) fiecare dintre ele cu un numar de marime si zecimale modificabil.

4.6. Configurare productie

In aceasta macheta se stabileste:

· folosirea procedurile de antecalculatii produse finite

· manopera aferenta antecalculatiilor

· lucrul cu productie pe sarje

· procentele pentru cheltuielile generale si de sectie

· zecimalele pentru cantitate (la productie si consum)

· zecimalele pentru pret si pentru valori

Atentie! In cadrul acestei machete exista butoane de comanda care permit predefinirea notelor contabile pentru productie si pentru consum.

4.7. Configurare imobilizari

Macheta de configurare imobillizari contine:

· setarea modului de obtinere a numarului de inventar (automat sau manual)

· stabilirea adaugarii clasificatiei de mijloc fix la numarul de inventar

actualizarea nomenclatorului de incadrare mijloace fixe.

4.8. Configurare salarizare

Macheta „Configurare salarizare” permite utilizatorului sa actualizeze taxele, procentele si nivelurile de impozit aplicate la salarizare. Acestea pot fi stabilite pe perioade in functie de modificarile legislative.

Important in aceasta macheta este optiunea ce permite setarea campurilor care vor apare in functie de specificul de activitate al societatii, ca drepturi sau retineri, la lichidare sau avansuri.

La fel de importanta este si setarea de fonduri, macheta in care se hotaraste la ce categorie de personal se aplica taxele salariale ale angajatilor sau ale firmei.

Tot in cadrul machetei de configurare salarizare se poate stabili valoarea de rotunjire a impozitului pe salarii si verificarea sau nu a codului numeric personal al salariatilor sau persoanelor introduse ca deduceri.

De asemenea, este important de stabilit daca marcile atasate salariatilor vor fi create in mod automat de catre program sau manual de catre utilizator.

CAPITOLUL V
MACHETE CU CARACTERISTICA DE NOMENCLATOR

5.1. Plan general de conturi

Aceasta macheta permite efectuarea a doua operatiuni foarte importante:

A. In primul rand, este necesar ca la inceperea primelor prelucrari cu programul, conturile utilizate anterior de catre societate sa fie incarcate pe debit si credit cu soldurile din ultima balanta de verificare.

In mod normal pentru un cont care a avut operatiuni trebuie introduse trei elemente:

1. soldul la 1 ianuarie al contului care poate fi ori pe debit ori pe credit

2. rulajul debitor anterior lunii curente

3. rulajul creditor anterior lunii curente

Soldul la 1 ianuarie (debitor sau creditor) reprezinta de fapt soldul final al anului anterior incheiat. Acest sold poate fi ori debitor ori creditor.

Rulajul debitor sau creditor anterior lunii curente reprezinta totalul rulajelor efectuate in anul curent pana la luna de lucru de la care se va incepe prelucrarea cu programul.

Este foarte important de retinut faptul ca in rulajele anului curent nu trebuie incluse soldurile de la 1 ianuarie deoarece soldul la 1 ianuarie impreuna cu rulajul anterior reprezinta total sume anterioare. In practica pot aparea trei variante de introducere a soldurilor:

1. Firma este nou infiintata si incepe prelucrarile cu programul de la zero. In acest caz nu se introduc nici un fel de solduri de pornire.

Tot aici exista posibilitatea ca firma sa fie infiintata in anul curent si automat ea nu va avea sold de pornire la 1 ianuarie ci doar sume anterioare.

2. Firma are deja cel putin un an inchis si porneste cu programul de la 1 ianuarie.

In acest caz se vor introduce doar soldurile de pornire de la 1 ianuarie.Tot in aceasta varianta exista posibilitatea ca firma sa aiba anii anteriori inchisi si sa porneasca prelucrarile cu programul intr-o oarecare luna a anului curent.

In acest caz se introduc soldurile de la 1 ianuarie si rulajele anterioare pana la luna cu care se porneste.

3. Societatea are anii anteriori inchisi, se afla cu contabilitatea in mijlocul anului dar nu are defalcare la soldurile conturilor pe sold la 1 ianuarie si rulaj anterior an curent. In acest caz se introduc total sume in rubrica de „Sume anterioare”.

Practica a aratat ca acest lucru nu este recomandat si ar fi eficient ca pe baza balantei de verificare a ultimei luni din anul anterior si a balantei de verificare a ultimei luni lucrate sa se calculeze manual aceste doua tipuri de solduri si sa se introduca defalcat.

In acest caz programul prezinta o facilitate care permite introducerea pentru fiecare cont in parte a soldului la 1 ianuarie si apoi a total sumelor si prin apasarea clic pe eticheta „Total sume” programul sa faca scadere automata si sa completeze corect „Sume anterioare”. Atentie la faptul ca la fiecare clic pe eticheta „Total sume” programul va scadea soldul la 1 ianuarie.

B. In al doilea rand macheta „Prelucrare conturi” permite efectuarea de modificari, adaugari, stergeri (are rolul de a actualiza planul general de conturi).

Macheta „Prelucare conturi” apare sub forma unei liste de conturi pozitionata in partea stanga iar in partea dreapta are afisata o serie de caracteristici ale fiecarui cont in parte. Deplasarea in cadrul listei de conturi se face prin una din modalitatile prezentate in capitolul „Controalele standard din EVO XP”.

Exista de asemenea un mod de cautare direct folosind caseta de text din dreptul etichetei „Cauta”. In cadrul acestei casete de text se poate tasta fie simbolul sintetic al contului fie componenta sa completa sintetica si analitica si in cazul in care acest cont exista cursorul se va pozitiona pe el.

Caracteristicile proprii ale unui cont (denumire, functie, valuta in care este exprimat soldul, soldurile componente) pot fi actualizate apasand butonul de comanda <Editare>.

In planul general de conturi prin intermediul acestei machete se pot adauga atat conturi sintetice noi cat si un numar nelimitat de conturi analitice (de grad I sau II) aferente unui numit cont sintetic.

Pentru a crea un cont sintetic nou trebuie apasat butonul de comanda <Creaza sintetic>, in acest moment pe ecran va apare o noua macheta in care se va introduce simbolul noului cont sintetic creat precum si denumirea contului si functia acestuia.

Pentru a crea un cont analitic nou trebuie intai deplasat cursorul pe contul sintetic la care se creaza acest analitic si apoi se apasa butonul de comanda <Creaza analitic>.

Deplasarea cursorului pe contul pentru care se doreste crearea unui cont analitic este obligatorie.

La apasarea butonului de comanda <Creaza analitic> pe ecran va apare o noua macheta in care se va introduce simbolul analitic al noului cont, programul afisand in mod automat urmatorul simbol analitic numeric (trebuie tinut cont de faptul ca un simbol contabil poate fi creat alfanumeric).

La crearea a unui cont nou in cazul in care acest cont este din clasa 6 sau 7 pe macheta de creare trebuie introdus si contul de inchidere (121 cu sau fara analitic) aferent.

Aceasta macheta de prelucrare conturi cuprinde si o serie de facilitati de operare:

· in cazul introducerii unui sold la 1 ianuarie pe debit sau pe credit blocheaza cealalta parte pentru a evita erorile de introducere;

· in cazul introducerii sumelor anterioare pentru conturile din clasa 6 si 7, sau pentru conturile 581, 4426, 4427 pe debit programul repeta automat aceeasi valoare si pe credit pentru asigurarea unei viteze de lucru superioare;

· in orice moment al introducerii soldurilor, programul permite verificarea egalitatilor debit=credit pentru soldurile introduse atentionand eventualele diferente;

· in momentul in care se doreste stergerea unui cont programul blocheaza aceasta operatiune daca cu respectivul cont exista note contabile.

Cel mai important aspect in introducerea soldurilor de pornire in regim analitic al conturilor este de a nu se introduce solduri dublate pe analitic si pe sintetic.

Exemplu: daca la contul 5121 exista conturile analitice 5121.1 si 5121.2 soldurile se introduc doar pentru aceste doua conturi analitice nu si pentru contul sintetic 5121.

Programul va crea automat soldul pentru contul sintetic 5121. Daca de exemplu si contul 5121.1 are la randul lui doua analitice si anume 5121.1.1 si 5121.1.2 se introduc soldurile doar pentru aceste doua ultime doua conturi analitice de grad II. Acest lucru este valabil si pentru conturile sintetice de grad I si II. De exemplu se introduc solduri doar pentru conturile 2124 si 2126 nu si pentru 212.

5.2. Prelucrare furnizori

Macheta „Prelucrare furnizori” ofera posibilitatile de:

· adaugare furnizori

· completare elementele caracteristice ale acestora

· modificarea datelor aferente lor

· stergere furnizori existenti

· adaugare pentru fiecare furnizor in parte soldul de pornire detaliat sau nu pe facturi componente.

Un furnizor poate fi sters doar daca nu are documente introduse.

In cazul in care are documente introduse programul va atentiona acest fapt si nu va permite stergerea lui.

Pentru a putea fi sters exista doua posibilitati: ori se sterg toate documentele aferente ori din meniul „Utilitare” se foloseste optiunea „Schimbare coduri furnizori” prin care documentele aferente lui se muta pe un alt furnizor.

Pentru a modifica datele unui furnizor se apasa butonul de comanda <Editare> si apoi se salveaza modificarile efectuate. Nu se poate modifica codul furnizorului.

Pentru introducerea soldului de pornire se pozitioneaza cursorul pe furnizorul dorit si se apasa butonul de comanda <Repartizare sold>.

In acest moment va apare pe ecran o macheta in care se stabileste daca soldul se introduce ca facturi componente sau ca document de avans. Soldul poate fi introdus si prin ambele variante.

Pe ecran va apare un tabel in care se introduc documentele componente ale soldului sub forma de document, numar, data, scadenta, valuta, curs, valoare valuta, valoare lei. In cadrul acestei liste de documente componente ale soldului se pot efectua adaugari, stergeri sau modificari de document.

Dupa apasarea butonului de comanda <Salvare> se revine in macheta „Prelucrare furnizori” unde va fi afisat soldul ca o suma totalizata.

Optiunea ce permite adaugarea de noi furnizori se numeste „Adaugare furnizor” si este aceeasi optiune care este apelata si din optiunea „Adaugare cumparari” cand se tasteaza un grup de litere, o denumire sau un cod de furnizor care nu exista.

Macheta „Adaugare furnizor” permite adaugarea unui furnizor nou precum si a tuturor informatiilor aferente acestuia (simbol contabil aferent, cod intern atasat, cod fiscal, registrul comertului, categoria, adresa, telefon, fax, tara, persoana de contact, etc.).

Daca majoritatea informatiilor suplimentare sunt pur informative sau eventual statistice, necesare in anumite situatii si rapoarte, elementele „cod intern furnizor” si „simbol contabil atasat” necesita detalii explicative suplimentare.

„Cod intern furnizor” reprezinta un sir de 10 caractere alfanumerice. Acest „Cod intern furnizor” poate fi setat prin „Configurare furnizori” sa fie generat automat de catre program sau manual de catre utilizator.

„Cod intern furnizor” din punctul de vedere al programului este folosit pentru o gestionare optima a tuturor tranzactiilor cu un furnizor, pentru evitarea redundantei in cadrul fisierelor, pentru micsorarea fisierelor de lucru si pentru marirea vitezei de cautare si prelucrare.

„Cod intern furnizor” este de asemenea utilizat pentru a asigura o evidenta completa si complexa de la nivel sintetic la nivel analitic, global si individual a tuturor operatiunilor, documentelor si prelucrarilor cu un furnizor.

Din acest motiv nu mai este obligatoriu necesar ca pentru a avea o evidenta completa pentru un furnizor sa se atribuie un simbol contabil analitic de genul 401.xxx.xxx.

Pe baza acestui „Cod intern furnizor” se pot gestiona perfect toate aceste tranzactii (inclusiv plati, cuplari avansuri sau compensari intre parteneri) si pot fi obtinute rapoarte complete si relevante la orice grad de detaliere.

„Cod intern furnizor”, in cazul in care este generat manual in urma setarii din configurare, permite o distinctie sau o separare speciala a furnizorilor in functie de dorinta utilizatorului si de specificul activitatii societatii.

De exemplu un cod de furnizor introdus manual poate fi ceva de genul „BV-INT-MF1” , adica „BV” judetul Brasov, „INT” furnizor intern iar „MF” furnizor de marfuri.

In cazul in care „Cod intern furnizor” este generat manual programul va activa o optiune de verificare a unicitatii codului de furnizor introdus manual de catre utilizator, avertizand in cazul in care codul introdus deja exista in fisierul de furnizori.

Niciodata nu vor putea exista mai multi furnizori cu acelasi cod intern atasat.

In cazul in care „Cod intern furnizor” este general automat programul va genera un cod de furnizor compus din primele litere sau cifre componente ale denumirii de furnizor, urmand sa combine intre ele alte caractere din denumirea furnizorului in cazul in care codul nou generat exista deja.

Trebuie retinut ca in cazul in care s-a setat „automat” crearea codului de furnizor, pentru a se activa butonul de comanda <Salvare> din cadrul machetei „Adaugare furnizor” trebuie sa se tasteze denumirea furnizorului si sa se treaca la alt element al machetei pentru ca programul sa genereze si apoi sa completeze automat „Cod intern furnizor”.

In cazul in care s-a setat „manual” crearea codului de furnizor, pentru activarea butonului de comanda <Salvare> trebuie obligatoriu completat „Cod intern furnizor”.

„Simbol contabil atasat” reprezinta simbolul contabil atasat implicit fiecarui furnizor nou creat. Acest „Simbol contabil atasat” poate fi un cont sintetic sau analitic (de grad 1 sau 2) in functie de dorinta utilizatorului.

„Simbol contabil atasat” permite chiar atribuirea fiecarui furnizor nou creat a unui alt simbol contabil analitic. Partea negativa a acestei operatiuni este incarcarea balantei de verificare cu un numar mare de conturi analitice.

„Simbol contabil atasat” este folosit in primul rand la generarea notelor contabile aferente fiecarui document de intrare.

Acest lucru se va intampla doar in cazul in care respectiva nota contabila de intrare este setata sa ia automat drept cont corespondent pe credit contul atasat furnizorului.

„Simbol contabil atasat” mai este folosit si in rapoartele aferente prelucrarilor documentelor de intrare de la furnizori.

5.3. Prelucrare clienti

Macheta „Prelucrare clienti” ofera posibilitatile de:

· adaugare clienti

· completare elementele caracteristice ale acestora

· modificarea datelor aferente lor

· stergere clienti existenti

· adaugare pentru fiecare client in parte soldul de pornire detaliat sau nu pe facturi componente.

Un client poate fi sters doar daca nu are documente introduse.

In cazul in care are documente introduse programul va atentiona acest fapt si nu va permite stergerea lui.

Pentru a putea fi sters exista doua posibilitati: ori se sterg toate documentele aferente ori din meniul „Utilitare” se foloseste optiunea „Schimbare coduri clienti” prin care documentele aferente lui se muta pe un alt client.

Pentru a modifica datele unui client se apasa butonul de comanda <Editare> si apoi se salveaza modificarile efectuate. Nu se poate modifica codul clientului.

Pentru introducerea soldului de pornire se pozitioneaza cursorul pe clientul dorit si apoi se apasa butonul de comanda <Repartizare sold>.

In acest moment va apare pe ecran o macheta in care se stabileste daca soldul se introduce ca facturi componente sau ca document de avans. Soldul poate fi introdus si prin ambele variante.

Pe ecran va apare un tabel in care se introduc documentele componente ale soldului sub forma de document, numar, data, scadenta, valuta, curs, valoare valuta, valoare lei.

In cadrul acestei liste de documente componente ale soldului se pot efectua adaugari, stergeri sau modificari de document.

Dupa apasarea butonului de comanda <Salvare> se revine in macheta „Prelucrare clienti” unde va fi afisat soldul ca o suma totalizata.

Optiunea ce permite adaugarea de noi clienti se numeste „Adaugare client” si este aceeasi optiune care este apelata si din optiunea „Emitere facturi” cand se tasteaza un grup de litere, o denumire sau un cod de client care nu exista.

Macheta „Adaugare client” permite adaugarea unui client nou precum si a tuturor informatiilor aferente acestuia (simbol contabil aferent, cod intern atasat, cod fiscal, registrul comertului, categoria, adresa, telefon, fax, tara, persoana de contact, etc.).

Daca majoritatea informatiilor suplimentare sunt pur informative sau eventual statistice, necesare in anumite situatii si rapoarte, elementele „cod intern client” si „simbol contabil atasat” necesita detalii explicative suplimentare.

„Cod intern client” reprezinta un sir de 10 caractere alfanumerice. Acest „Cod intern client” poate fi setat prin „Configurare clienti” sa fie generat automat de catre program sau manual de catre utilizator.

„Cod intern client” din punctul de vedere al programului este folosit pentru o gestionare optima a tuturor tranzactiilor cu un client, pentru evitarea redundantei in cadrul fisierelor, pentru micsorarea fisierelor de lucru si pentru marirea vitezei de cautare si prelucrare.

„Cod intern client” este de asemenea utilizat pentru a asigura o evidenta completa si complexa de la nivel sintetic la nivel analitic, global si individual a tuturor operatiunilor, documentelor si prelucrarilor cu un client.

Din acest motiv nu mai este obligatoriu necesar ca pentru a avea o evidenta completa pentru un client sa se atribuie un simbol contabil analitic de genul 411.xxx.xxx.

Pe baza acestui „Cod intern client” se pot gestiona perfect toate aceste tranzactii (inclusiv plati, cuplari avansuri sau compensari intre parteneri) si pot fi obtinute rapoarte complete si relevante la orice grad de detaliere.

„Cod intern client”, in cazul in care este generat manual in urma setarii din configurare, permite o distinctie sau o separare speciala a clientilor in functie de dorinta utilizatorului si de specificul activitatii societatii.

De exemplu un cod de client introdus manual poate fi ceva de genul „BU-EXT-SV1” , adica „BU” Bucuresti, „EXT” client intern iar „SV” client de prestari servicii.

In cazul in care „Cod intern client” este general manual, programul va activa o optiune de verificare a unicitatii codului de client introdus manual de catre utilizator, avertizand in cazul in care codul introdus deja exista in fisierul de clienti.

Niciodata nu vor putea exista mai multi clienti cu acelasi cod intern atasat.

In cazul in care „Cod intern client” este generat automat programul va genera un cod de client compus din primele litere sau cifre componente ale denumirii de client, urmand sa combine intre ele alte caractere din denumirea clientului in cazul in care codul nou generat exista deja.

Trebuie retinut ca in cazul in care s-a setat „automat” crearea codului de client, pentru a se activa butonul de comanda <Salvare> din cadrul machetei „Adaugare client” trebuie sa se tasteze denumirea clientului si sa se treaca la alt element al optiunii pentru ca programul sa genereze si apoi sa completeze automat „Cod intern client”.

In cazul in care s-a setat „manual” crearea codului de client, pentru activarea butonului „salvare” trebuie obligatoriu completat „Cod intern client”.

„Simbol contabil atasat” reprezinta simbolul contabil atasat implicit fiecarui client nou creat. Acest „Simbol contabil atasat” poate fi un cont sintetic sau analitic (de grad 1 sau 2) in functie de dorinta utilizatorului.

„Simbol contabil atasat” permite chiar atribuirea fiecarui client nou creat a unui alt simbol contabil analitic. Partea negativa a acestei operatiuni este incarcarea balantei de verificare cu un numar mare de conturi analitice.

„Simbol contabil atasat” este folosit in primul rand la generarea notelor contabile aferente fiecarui document de vanzare.

Acest lucru se va intampla doar in cazul in care respectiva nota contabila de intrare este setata sa ia automat drept cont corespondent pe credit contul atasat clientului.

„Simbol contabil atasat” mai este folosit si in rapoartele aferente prelucrarilor documentelor de intrare de la clienti.

5.4. Prelucrare produse

Macheta „Prelucrare produse” permite adaugarea, stergerea si modificarea caracteristicilor aferente tuturor elementelor stocabile din cadrul unei companii.

Prin elemente stocabile intelegem marfurile, materiile prime, materialele, produsele finite, semifabricatele, ambalajele etc..

Un alt rol important al acestei machete este posibilitatea de a introduce stocurile initiale de pornire pentru fiecare produs in parte la nivel de magazie si pret de intrare.

Adaugarea stocului de pornire presupune deplasarea cursorului pe un anumit produs si apasarea butonului de comanda <Actualizare stocuri>.

Prin apasarea acestui buton de comanda pe ecran va apare o alta macheta care va contine date caracteristice ale produsului selectat si un tabel de introducere a stocurilor de pornire sub forma unei grile.

Cu ajutorul butonului de comanda <Adauga> se pot adauga una sau mai multe pozitii aferente stocului de pornire. Pentru un produs se pot adauga o multime de stocuri de pornire in functie de magazia in care exista stocul, de pretul de achizitie la care este tinut produsul si de anumite caracteristice specifice ale acestuia.

Grila are drept cap de tabel urmatoarele elemente:

· produs

· data

· magazie

· cantitate

· pret unitar (pret de stoc).

Aceste stocuri initiale pot fi adaugate si pe parcursul prelucrarilor.

Nu se vor modifica stocuri de pornire din care s-au efectuat scaderi de stoc.

Fiecare produs in parte are o multitudine de caracteristici specifice.

Dintre acestea foarte importante sunt codul de produs, tipul de produs, contul atasat, contul de descarcare si contul de vanzare. Contul atasat produsului poate fi folosit la notele contabile de intrare in stoc efectuate automat de catre program.

Acest cont atasat mai este folosit si la grupari sau excluderi de produse din anumite rapoarte.

Contul de descarcare este folosit de catre program la efectuarea notelor contabile de descarcare de marfa lunare doar in cazul in care este precizat acest fapt in configurarea notelor contabile respective.

Tipul de cont este folosit pentru gruparea produselor putand fi create pe langa tipurile existente si tipuri noi. Dintre tipurile de produse existente se precizeaza MF = marfuri, MP = materii prime, MT =materiale, OI = obiecte de inventar, PF = produse finite si SF = semifabricate.

Codul aferent produsului este element de baza ale prelucrarilor stocabile, crearea lui putand fi facuta manual de catre utilizator sau automat de catre program in functie de configurare.

Pentru fiecare produs in parte aflat in lista de produse se pot adauga date caracteristice cu ajutorul butonului de comanda <Configurare produs>.

Aceste caracteristice suplimentare sunt : codul de lot (folosit pentru realizarea rapoartelor de trasabilitate sau pentru separarea produsului pe loturi), sursa, destinatie, culoare, lungime, latime, grosime, masa, volum.

Aceste caracteristice vor insoti produsul in prelucrari, la fiecare operatiune cu acest produs fiind ceruta completarea lor.

Pentru fiecare produs in parte poate fi creata o lista de 5 preturi de vanzare, exprimate in lei sau alte devize si referitoare la o anumita perioada.

Dupa introducerea listei de preturi pentru un produs, o grupa, sau toate produsele in momentul efectuarii vanzarii programul va prelua automat si va completa in cadrul documentului de vanzare, pretul aferent produsului (in lei sau devize).

Pe baza acestor preturi de vanzare programul poate crea si o oferta de preturi.

Pentru fiecare produs in functie de intrarile si iesirile acestuia din gestiune, fiecare putand fi la niveluri de pret diferite, programul va efectua descarcarea de stoc prin cele trei metode standard de descarcare: F.I.F.O., L.I.F.O. si P.M.P. .

Celelalte date caracteristice aferente produsului sunt date informative sau de grupare.

CAPITOLUL VI
MACHETE PENTRU SETAREA NOTELOR CONTABILE

6.1. Macheta “Setare note contabile cumparari”

Aceasta macheta a fost in asa mod proiectata incat sa fie utilizata si de catre utilizatori fara cunostinte de contabilitate.

In cadrul acestei machete se poate defini un numar nelimitat de operatiuni (note) contabile de intrare. Aceste note contabile de intrare pot fi definite la inceputul operarii cu programul urmand ca pe parcursul utilizarii sa se adauge doar notele contabile noi care vor aparea.

Deoarece aceste note contabile sunt compuse din simboluri contabile (conturi) analitice sau sintetice este recomandat initial sa se creeze conturile respective in planul de conturi.

Macheta „Setare note contabile cumparari” cuprinde in partea stanga o lista cu explicatia detaliata a notei contabile de cumparare predefinite iar in partea dreapta formula sau formulele contabile aferente explicatiei pe care se afla cursorul.

In momentul in care cursorul se misca de pe o explicatie contabila pe alta in partea dreapta a optiunii vor fi afisate interactiv informatii referitoare la aceasta (conturile componente ale formulei contabile respective sintetice sau analitice).

Atentie! In momentul intrarii in aceasta macheta daca se apasa sageata stanga cursorul va fi mutat pe caseta de text „Selectie cont” care are rol de filtrare a formulelor contabile predefinite. Acest lucru este important deoarece numarul acestor formule poate fi foarte mare.

Pentru a fi activat filtrul prezentat mai sus, trebuie ca in cadrul casetei de text „Selectie cont” sa se tasteze fie simbolul contabil (sintetic sau analitic) cautat fie o parte din denumirea explicatiei cautate.

Dupa apasarea tastei Enter in lista de explicatii predefinite vor apare doar acelea care contin contul tastat sau grupul de caractere tastate.

Daca nu s-a gasit nici o explicatie care sa indeplineasca filtrul cerut lista va fi goala. In cazul in care se doreste afisarea tuturor operatiilor predefinite dupa ce s-a efectuat un filtru si in lista sunt afisate doar cateva explicatii, se va ajunge in caseta de text „Selectie cont” si se va sterge tot ce este completat (se lasa spatiu gol), apoi se va tasta Enter.

Pe caseta de text „Selectie cont” se poate ajunge si cu ajutorul mouse-ului. Tasta sageata stanga va deplasa cursorul pe acest camp de cautare doar daca cursorul se afla pe lista de explicatii deoarece este elementul imediat anterior.

Pentru a adauga o nota contabila predefinita se foloseste butonul de comanda <Adauga>. Va apare pe ecran o noua macheta denumita „Adaugare explicatie contabila cumparari”. In cadrul acestei machete se stabilesc urmatoarele elemente:

· explicatia notei contabile curente

· formula contabila de baza compusa din doua conturi de debit si un cont de credit

· formula contabila pentru incarcarrea marfurilor la pret cu amanuntul

· formula contabila pentru inregistrarea fondului de tutun-alcool din adaos comercial

· formula contabila pentru inregistrarea fondului pentru agricultura din adaos comercial

· caseta de validare pentru stabilirea notei contabile curent introdusa daca va fi folosita ca nota contabila implicita (nota contabila va fi prima in lista si va fi selectata implicit fara sa se apese butonul de comanda <Setare note contabile> din linia documentului curent).

Explicatia introdusa este de preferat sa fie cat mai completa si explicita.

Contul corespondent pe credit al formulei de baza poate fi pus automat de catre program contul furnizorului care a emis documentul prelucrat in cazul in care caseta de validare „Contul furnizorului” este selectata.

Daca aceasta casuta de validare este deselectata atunci se poate introduce drept cont corespondent pe credit orice alt cont.

Cele doua conturi corespondente pe debit sunt contul de intrare (371 daca este marfa, 2121 daca este mijloc fix, 628 daca este prestare de servicii etc.) si contul de TVA (4426).

Fiecare din aceste trei conturi doua pe debit si unul pe credit pot avea la randul lor simboluri analitice. Ex.: Daca pentru intrarea de marfa exista defalcat contul 371 in doua analitice 371.1 si 371.2 atunci se vor defini doua formule contabile, una cu 371.1 si inca una separata cu 371.2, fiecare impreuna cu un cont de TVA pe debit si un cont corespondent pe credit.

Nota contabile pentru preturi cu amanuntul

Daca formula contabila curenta care trebuie predefinita trebuie sa contina pe langa formula de baza si nota contabila de adaos comecial, se valideaza caseta de validare „Nota contabila de adaos comercial” si se completeaza pe debit, de obicei, contul de intrare iar pe credit conturile de adaos comercial si TVA neexigibil daca este cazul.

Contul de TVA neexigibil trebuie obligatoriu completat (locul sau nu trebuie lasat gol), chiar daca nu se doreste utilizarea lui in calculul la pret cu amanuntul. In macheta de stabilirea efectiva a valorilor la pret cu amanuntul se va hotara daca se va folosi sau nu acest cont.

Dupa ce a fost selectat pe ecran va apare o noua macheta, in cadrul careia se vor stabilii informatiile necesare incarcarii documentului respectiv la pretul cu amanuntul.

In aceasta macheta se vor introduce pretul de vanzare sau procentul de adaos comercial dorit pentru produsul prelucrat din documentul curent si se stabileste daca se doreste folosirea TVA-ului neexigibil 4428 iar daca da se va calcul automat si valoarea acestuia.

Dupa salvare se vor genera in plus fata de note contabile de intrare si notele contabile de incarcare in pretul produsului (in contul 371) a valorii adaosului comercial si TVA-ului neexigibil (conturile 378 si 4428).

Identic se procedeaza si la formulele contabile pentru fondul tutun-alcool si agricultura.

Revenind la macheta de setare formule contabile pentru intrarile de la furnizori, trebuie precizat ca pentru a se salva nota contabila introdusa se apasa butonul de comanda <Salvare>.

In concluzie, in cazul in care se folosesc conturi analitice se definesc formule contabile predefinite pentru fiecare in parte cu o explicatie explicita a fiecarei note.

Tot din cadrul machetei de setare note contabile cumparari pot fi trimise pe diferite centre de cost si tipuri de cheltuieli toate liniile documentului curent care contin conturi de intrare de cheltuieli (din clasa 6). Acesta trimitere se realizeaza prin validarea casetei de validare „Repartizarea pe centru de cost/profit”.

Selectia centrului de cost dorit si a tipului de cheltuieli se face din cadrul listei de centre de cost aflata in macheta „Selectie centru cost/profit”.

Pentru a salva formula contabila aferenta liniei curente se apasa butonul de comanda <Salvare>.

6.2. Macheta “Setare note contabile vanzari”

Aceasta macheta a fost in asa mod proiectata incat sa fie utilizata si de catre utilizatori fara cunostinte de contabilitate.

In cadrul acestei machete se poate defini un numar nelimitat de operatiuni (note) contabile de vanzare. Aceste note contabile de vanzare pot fi definite la inceputul operarii cu programul urmand ca pe parcursul utilizarii sa se adauge doar notele contabile noi care vor apare.

Deoarece aceste note contabile sunt compuse din simboluri contabile (conturi) analitice sau sintetice este recomandat initial sa se creeze conturile respective in planul de conturi.

Macheta „Setare note contabile vanzari” cuprinde in partea stanga o lista cu explicatia detaliata a notelor contabile de vanzare predefinite iar in partea dreapta formula sau formulele contabile aferente explicatiei pe care se afla cursorul.

Dupa tastarea Enter in lista de explicatii predefinite vor apare doar acelea care contin contul tastat sau grupul de caractere tastate.

Pentru a adauga o nota contabila predefinita se foloseste butonul de comanda <Adauga>. Va apare pe ecran o noua macheta denumita „Adaugare explicatie contabila vanzare”. In cadrul acestei machete se stabilesc urmatoarele elemente:

· explicatia notei contabile curente

· formula contabila de baza compusa dintr-un cont de debit si doua conturi de credit

· formula contabila folosita in momentul descarcarii de stoc a pozitie curente (daca pozitia curenta contine element stocabil)

Explicatia introdusa este de preferat sa fie cat mai completa si explicita.

Contul corespondent pe debit al formulei de baza poate fi pus automat de catre program contul clientului catre care s-a emis documentul prelucrat in cazul in care caseta de validare „Contul clientului” este selectata.

Daca aceasta caseta de validare este deselectata atunci se poate introduce drept cont corespondent pe debit orice alt cont.

Cele doua conturi corespondente pe credit sunt contul de iesire (707 daca este venit din marfa, 704 daca este venit din prestari servicii, etc.) si contul de TVA colectat (4427).

Fiecare din aceste trei conturi doua pe credit si unul pe debit pot avea la randul lor simboluri analitice. Ex.: Daca pentru vanzarea de marfuri aveti defalcat contul 707 in doua analitice 707.1 si 707.2 atunci veti defini doua formule contabile, una cu 707.1 si inca una separata cu 707.2, fiecare impreuna cu un cont de TVA colectat pe credit si un cont corespondent pe credit (de obicei 411).

Tot in cadrul acestei machete se stabileste daca in momentul efectuarii descarcarii de stoc programul va efectua nota contabila de descarcare pentru pozitia curenta a elementului de stoc din linia actuala a documentului.

In cazul in care linia curenta contine un element stocabil si se doreste efectuarea notei contabile de descarcare se bifeaza activarea acesteia si i se stabileste structura pe debit si pe credit.

Daca se lasa marcata caseta de validare „Contul de descarcare” programul va lua drept cont corespondent pe debit contul de descarcare atasat produsului respectiv.

Daca se lasa marcata caseta de validare „Contul produsului” programul va lua drept cont corespondent pe credit contul de intrare atasat produsului respectiv.

Daca se doreste ca nota de descarcare sa se efectueze in rosu trebuie validata optiunea corespunzatoare.

In momentul in care se va efectua descacarea de stocuri, pentru fiecare linie din toate facturile de vanzari care contin elemente stocabile, pe langa descarcarea cantitativa se va efectua si nota contabila de descarcare aferenta in functie de ce a setat utilizatorul.

Tot in cadrul machetei de setare note contabile vanzari pot fi trimise pe diferite centre de venit si tipuri de venituri toate liniile documentului curent care contin conturi de vanzare de venituri (din clasa 7) acest fapt se realizeaza prin marcarea casetei de validare „Repartizarea pe centru de cost/profit”.

Selectia centrului de venit dorit si a tipului de venit se face din cadrul listei de centre de venit aflata in macheta „Selectie centru cost/profit”.

Pentru a salva formula contabila aferenta liniei curente se apasa butonul de comanda <Salvare>.

6.3. Macheta ”Setare note contabile transfer”

Aceasta macheta a fost in asa mod proiectata incat sa fie utilizata si de catre utilizatori fara cunostinte de contabilitate.

In cadrul acestei machete se poate defini un numar nelimitat de operatiuni (note) contabile de transfer intre gestiuni. Aceste note contabile de transfer pot fi definite la inceputul operarii cu programul urmand ca pe parcursul utilizarii sa se adauge doar notele contabile noi care vor apare.

Deoarece aceste note contabile sunt compuse din simboluri contabile (conturi) analitice sau sintetice este recomandat initial sa se creeze conturile respective in planul de conturi.

Macheta „Setare note contabile transfer” cuprinde in partea stanga o lista cu explicatia detaliata a notele contabile de transfer predefinite iar in partea dreapta formula sau formulele contabile aferente explicatiei pe care se afla cursorul.

Dupa apasarea tastei Enter in lista de explicatii predefinite vor apare doar acelea care contin contul tastat sau grupul de caractere tastate.

Pentru a adauga o nota contabila predefinita se foloseste butonul de comanda <Adauga>. Va apare pe ecran o noua macheta denumita „Adaugare explicatie contabila transfer”. In cadrul acestei machete se stabilesc urmatoarele elemente:

· explicatia notei contabile curente

· prima formula contabila de transfer compusa dintr-un cont de debit si un cont de credit

· a doua formula contabila de transfer compusa dintr-un cont de debit si un cont de credit, care poate fo activata sau nu in functie de modul de evidenta pentru transferuri al fiecarei societati in parte

Explicatia introdusa este de preferat sa fie cat mai completa si explicita.

Prima formula contabila care apare in setare este cea efectuata in mod curent la orice transfer, avand ca scop efectuarea unei evidente in cadrul gestiunilor aceleasi societati, deoarece per total societate, in cazul transferurilor, nu se modifica nimic nici la nivel cantitativ nici la nivel valoric.

Modificarile cantitativ-valorice se vor efectua in cadrul fiecarei gestiuni in parte.

Nota contabila va contine un cont pe debit si unul pe credit.

Contul corespondent pe debit al formulei de baza poate fi pus automat de catre program contul de descarcare aferent produsului iar contul de pe credit poate fi pus automat tot de catre program drept contul atasat produsului.

In cazul in care se doreste completarea altor conturi in locul celor doua precizate mai sus, se deselecteaza cele doua casete de validare si se completeaza manual orice cont dorit.

Pentru cea de-a doua nota contabila se procedeaza identic ca pentru prima formula.

Trebuie tinut cont ca fiecare din aceste doua note poate fi efectuata in rosu (suma in minus) si acest lucru poate fi setat cu ajutorul casetei de validare „Nota in rosu”.

Pentru a salva formula contabila aferenta liniei curente se apasa butonul de comanda <Salvare>.

6.4. Macheta ”Setare note contabile consum”

Aceasta macheta a fost in asa mod proiectata incat sa fie utilizata si de catre utilizatori fara cunostinte de contabilitate.

In cadrul acestei machete se poate defini un numar nelimitat de operatiuni (note) contabile de consum. Aceste note contabile de consum pot fi definite la inceputul operarii cu programul urmand ca pe parcursul utilizarii sa se adauge doar notele contabile noi care vor apare.

Deoarece aceste note contabile sunt compuse din simboluri contabile (conturi) analitice sau sintetice este recomandat initial sa se creeze conturile respective in planul de conturi.

Macheta „Setare note contabile consum” cuprinde in partea stanga o lista cu explicatia detaliata a notele contabile de consum predefinite iar in partea dreapta formula sau formulele contabile aferente explicatiei pe care se afla cursorul.

Dupa apasarea tastei Enter in lista de explicatii predefinite vor apare doar acelea care contin contul tastat sau grupul de caractere tastate.

Pentru a adauga o nota contabila predefinita se foloseste butonul de comanda <Adauga>. Va apare pe ecran o noua macheta denumita „Adaugare explicatie contabila consum”. In cadrul acestei machete se stabilesc urmatoarele elemente:

· explicatia notei contabile curente

· formula contabila de baza compusa dintr-un cont de debit si doua conturi de credit

Explicatia introdusa este de preferat sa fie cat mai completa si explicita.

Contul corespondent pe debit al formulei de baza poate fi pus automat de catre program contul de descarcare al produsului selectat sau poate fi completat manual dupa dorinta.

Contul corespondent pe credit al formulei de baza poate fi pus automat de catre program contul de descarcare al produsului selectat sau poate fi completat manual dupa dorinta.

Tot in cadrul machetei de setare note contabile de consum pot fi trimise pe diferite centre de cost si tipuri de cheltuieli toate liniile documentului curent care contin conturi de vanzare de venituri (din clasa 6). Acest fapt se realizeaza prin marcarea casetei de validare „Repartizarea pe centru de cost/profit”.

Selectia centrului de cost dorit si a tipului de cost se face din cadrul listei de centre de venit aflate in macheta „Selectie centru cost/profit”.

Pentru a salva formula contabila aferenta liniei curente se apasa butonul de comanda <Salvare>.

6.5. Macheta ”Setare note contabile productie”

Aceasta macheta a fost in asa mod proiectata incat sa fie utilizata si de catre utilizatori fara cunostinte de contabilitate.

In cadrul acestei machete se poate defini un numar nelimitat de operatiuni (note) contabile de productie. Aceste note contabile de productie pot fi definite la inceputul operarii cu programul urmand ca pe parcursul utilizarii sa se adauge doar notele contabile noi care vor apare.

Deoarece aceste note contabile sunt compuse din simboluri contabile (conturi) analitice sau sintetice este recomandat initial sa se creeze conturile respective in planul de conturi.

P Macheta „Setare note contabile productie” cuprinde in partea stanga o lista cu explicatia detaliata a notele contabile de productie predefinite iar in partea dreapta formula sau formulele contabile aferente explicatiei pe care se afla cursorul.

Dupa tastarea Enter in lista de explicatii predefinite vor apare doar acelea care contin contul tastat sau grupul de caractere tastate.

Daca nu s-a gasit nici o explicatie care sa indeplineasca filtrul cerut lista va fi goala. In cazul in care se doreste afisarea tuturor operatiilor predefinite dupa ce s-a efectuat un filtru si in lista sunt afisate doar cateva explicatii, se va ajunge in casuta de text „Selectie cont” si se va sterge tot ce este completat (se lasa spatiu gol), apoi se va tasta Enter.

Pe caseta de text „Selectie cont” se poate ajunge si cu ajutorul mouse-ului. Tata sageata stanga va deplasa cursorul pe acest camp de cautare doar daca cursorul se afla pe lista de explicatii deoarece este elementul imediat anterior.

Pentru a adauga o nota contabila predefinita se foloseste butonul de comanda <Adauga>. Va apare pe ecran o noua macheta denumita „Adaugare explicatie contabila productie”. In cadrul acestei machete se stabilesc urmatoarele elemente:

· explicatia notei contabile curente

· formula contabila de baza compusa dintr-un cont de debit si doua conturi de credit

Explicatia introdusa este de preferat sa fie cat mai completa si explicita.

Contul corespondent pe debit al formulei de baza poate fi pus automat de catre program contul produsului selectat sau poate fi completat manual dupa dorinta.

Contul corespondent pe credit al formulei de baza poate fi pus de catre utilizator (aici nu exista regim automat de completare).

Pentru a salva formula contabila aferenta liniei curente se apasa butonul de comanda <Salvare>.

CAPITOLUL VII
OPERATII DE INCHIDERE LUNARE

Dupa efectuarea tuturor operatiilor contabile din cadrul unei luni (vanzari, cumparari, productie, consum, etc) pentru a se putea trece la o noua luna de lucru este necesar sa se efectueze toate inchiderile aferente lunii curente de lucru.

Prin efectuarea inchiderilor unei luni contabile se intelege efectuarea descarcarilor de stoc (en-gross, en-detail), inchiderea conturilor de TVA, inchiderea conturilor de venituri si cheltuieli si efectuarea depunerilor catre finante. Toate aceste operatiuni sunt efectuate in mod automat de catre program fiind necesara totusi verificarea lor pe baza documentelor.

7.1. Descarcarea de stocuri en-gross

Aceasta operatiune permite efectuarea descarcarilor tuturor produselor stocabile iesite prin cautarea corespondentei acestora in intrari si completarea pretului de descarcare.

Pentru orice element stocabil care iese dintr-o gestiune in functie de data la care iese si gestiunea din care iese, programul va descarca stocul cantitativ si va afla pretul de descarcare pe baza celor trei metode existente: F.I.F.O. (first input first output), L.I.F.O. (last input first output) sau P.M.P. (pret mediu ponderat).

Din punct de vedere tehnic in momentul in care se efectueaza descarcarea de stoc programul blocheaza accesul utilizatorilor din retea asupra fisierelor de miscari si de operatii contabile precum si asupra fisierelor ce compun miscarile stocabile (cumparari, vanzari, consum, transferuri, productie).

Tot in acel moment vor fi inchise toate lunile anterioare lunii curente. Acest lucru va fi efectuat deoarece in momentul in care se efectueaza descarcarea de stoc nici un utilizator sa nu mai poata aduce modificari asupra fisierelor.

Astfel, in momentul efectuarii descarcarii de stoc si pe parcursul acestei operatiuni majoritatea modulelor vor fi blocate ca acces.

Din punct de vedere contabil descarcarea de stoc are ca efect completarea pretului de descarcare pentru toate pozitiile de iesire si implicit afisarea acestor valori in cadrul situatiilor si rapoartelor.

Daca descarcarea da marfa nu s-a efectuat rapoartele aferente prelucrarilor de documente de iesire nu vor fi afisate si valoric.

Acelasi regim il vor avea si toate situatiile de stocuri, afisarea fiind doar cantitativa.

In cazul in care s-a efectuat descarcarea de stoc accesul pentru modificarea documentelor care au generat miscari de stocuri este blocat din motiv de siguranta.

Daca se doreste modificarea anumitor documente de acest tip sau stergerea lor sau daca se doreste adaugarea de noi documente de intrare sau de iesire descarcarea de stocuri trebuie anulata.

Dupa anularea descarcarii se pot introduce fara restrictie noi documente si se pot efectua modificari asupra celor existente.

La finalul acestora se reface descarcarea de stocuri.

Nu trebuie efectuata descarcarea de stocuri intr-o anumita luna daca nu s-au efectuat descarcarile de stoc in toate lunile anterioare lunii curente.

In mod normal descarcarea de stoc se face la sfarsitul lunii dar daca trebuie sa se obtina informatii sau situatii cantitativ-valorice descarcarea de stoc se poate face ori de cate ori este cazul.

Deoarece descarcarea de stoc se face pentru toate miscarile stocabile impreuna, nu este necesar ca intrarile si iesirile sa se opereze cronologic deoarece in momentul efectuarii descarcarii de stoc programul va ordona automat cronologic toate intrarile si iesirile si va efectua descarcarea.

Macheta care efectueaza descarcarea de stoc se gaseste in meniul „Contabilitate” optiunea „Operatii de inchidere lunare”, suboptiunea „Descarcare de stoc en-gross”.

Aceasta macheta contine doua butoane de comanda : <Efectuare descarcare> si <Anulare descarcare>. Daca in cadrul lunii curente nu s-a efectuat descarcarea de stoc butonul de comanda <Anulare descarcare> este inactiv. Macheta mai contine si date informative : luna curenta, anul curent de lucru, daca s-a efectuat sau nu descarcarea iar daca da cine si cand a efectuat-o.

Butonul de comanda <Efectuare descarcare> in cazul in care nu este efectuata descarcarea pentru luna curenta va cere o validare a operatiei de descarcare si apoi o va efectua.

Daca sau gasit pozitii de iesiri care nu au avut pozitie de intrare de unde sa se scada si implicit nu exista nici pret de descarcare, programul va atentiona acest lucru si va apare pe ecran o macheta in care se pot consulta pe gestiuni pozitiile de iesire fara referinta de intrare.

Daca s-a efectuat cel putin o descarcare in luna curenta butonul de comanda <Efectuare descarcare> isi va schimba numele in <Refacere descarcare> iar daca se apasa va genera prima oara anularea descarcarilor existente urmand ca apoi sa execute descarcare propriu-zisa.

In cazul in care se doreste doar anularea descarcarii fara a se mai efectua o descarcare noua se va folosi butonul de comanda <Anulare descarcare>. Stabilirea metodei de descarcare de stoc se face in modulul de configurare al programului.

Descarcarea de stoc, in afara de descarcarea tuturor elementelor stocabile si completarea pretului de descarcare pentru pozitiile de iesire va genera automat notele contabile de descarcare necesare in contabilitate (note de cheltuieli).

Structura acestor note contabile este definita de catre utilizator in cadrul fiecarei pozitii din cadrul documentelor de iesire (vanzari, transferuri, consum).

Descarcarea de stoc va genera aceste note contabile completand suma notelor contabile cu o valoare creata din produsul dintre cantitatea descarcata si pretul de descarcare.

7.2. Descarcarea de stocuri en-detail

Descarcarea de stocuri en-detail este utilizata doar in cadrul produselor care se incarca la pret cu amanuntul. Incarcarea la pret cu amanuntul se va face in modulul de cumparari, in cadrul valorii pentru contul de marfa 371 incarcandu-se si valoarea contului de adaos comercial 378 si TVA neexigibil 4428.

Aceasta descarcare va efectua de fapt diminuarea debitului contului de marfa 371 cu valorile conturilor de cheltuieli de marfa 607, adaos comercial si TVA neexigibil (toate acestea aflandu-se pe partea de debit).

Generarea efectiva a notei contabile de descarcare se va face pe baza coeficientului mediu de descarcare al stocului.

Formula de calcul a acestuia este cea aferenta legislatiei in vigoare. In cazul in care contul de marfa este defalcat pe conturi analitice este obligatoriu ca pentru calculul corect al coficientului mediu sa se efectueze analitice si pentru celelalte conturi care intra in calculul acestui coeficient (378, 607, 4428, 4427).

In momentul in care se intra in macheta de descarcare en-detail trebuie stabilite conturile si analiticile corespunzatoare dupa care se apasa butonul de comanda <Calcul>.

Dupa efectuarea calculului, in cadrul machetei va fi afisat coeficientul mediu si nota contabila cu sumele aferente.

Pentru ca aceasta nota contabila sa fie transferata si incarcata in contabilitate trebuie apasat butonul de comanda <Transfer note>.

Daca se doreste anularea unei descarcari deja efectuate se apasa butonul de comanda <Anulare note>.

Trebuie precizat faptul ca aceasta descarcare este facuta doar la nivel valoric, generand o formula contabila compusa din trei note contabile 607=371, 378=371 si 4428=371.

Fata de descarcarea en-gross care genereaza note contabile pentru fiecare operatiune de iesire in parte descarcarea en-detail va genera o singura formula contabila la sfarsitul lunii pe baza coeficientului mediu de descarcare calculat (k).

7.3. Inchiderea conturilor de TVA

Aceasta optiune va avea ca efect centralizarea tuturor notelor contabile care contin TVA deductibil (4426) si TVA colectat (4427).

Pentru o informare concreta, in macheta va fi afisat si soldul conturilor TVA de recuperat (4424) si TVA de plata (4423).

In momentul in care se apasa butonul de comanda <Generare note contabile> se vor calcula si vor fi generate notele contabile de inchidere a conturilor de TVA colectat si TVA deductibil, initial unul pe baza sumelor celuilalt, apoi urmand ca in functie de valoarea cea mai mare se sa inchida prin contul TVA de recuperat sau TVA de plata.

Acestea la randul lor se vor inchide unul prin altul in functie de soldul avut anterior si de valoarea actuala.

Scopul final este de a solda contul de TVA de colectat si TVA deductibil si de a lasa cu sold, daca este cazul, doar unul din conturile TVA de recuperat si TVA de plata.

Pentru a salva notele contabile afisate trebuie apasat butonul de comanda <Transfer note contabile>.

In cazul in care, dupa o inchidere de TVA se mai introduc documente, se poate intra din nou in macheta de inchidere si programul va inchide noile valori.

7.4. Inchidere conturi de venituri si cheltuieli

Aceasta macheta permite inchiderea lunara a tuturor conturilor de cheltuieli si venituri, excluzand din calcul contul 711 care va fi inchis manual de catre utilizator.

Macheta va afisa luna si anul curent si va atentiona daca s-a efectuat sau nu inchiderea si cine si cand a efectuat-o.

In cadrul machetei se va introduce si contul de profit si pierdere (sintetic sau analitic) prin care se vor inchide aceste conturi (implicit este pus contul 121.0.0).

Macheta de inchidere mai contine si doua butoane de comanda, unul pentru efectuare prelucrarilor de inchidere iar celalalt pentru anularea acestora.Daca s-a efectuat deja inchiderea si ulterior s-au mai adaugat operatiuni ce contin conturi de venituri si cheltuieli se poate anula inchiderea si efectua o alta noua sau se poate efectua o noua inchidere care va regulariza doar conturile si valorile nou introduse.

Notele contabile de inchidere vor fi afisate in cadrul unei machete iar cu ajutorul butonului de comanda <Transfer note contabile> acestea vor fi adaugate in contabilitate.

In mod normal, dupa efectuarea acestei operatiuni toate conturile de venituri si cheltuieli utilizate in luna curenta trebuie sa aiba sold final 0.

O atentie deosebita trebuie acordata modului de creare a conturilor analitice sau sintetice de venituri si cheltuieli deoarece la crearea acestora este cerut contul de inchidere corespunzator fiecaruia.

Exemplu: pot fi create conturi analitice de inchidere venituri si cheltuieli 121.1.0, 121.2.0 si 121.3.0 in functie de categoriile de venituri si cheltuieli: exploatare, financiare si exceptionale. In acest caz fiecarui cont nou creat din clasa 6 si 7 i se ataseaza conturi 121 cu analiticul aferent tipului de cheltuiala/venit.

7.5. Recapitulatie salarizare. Generare note contabile salarizare

Aceasta operatiune este caracterizata de stabilirea viramentelor de efectuat catre stat, pentru taxele salariale pe care le are de platit angajatul si angajatorul. Valorile acestora se culeg din recapitulatia generala a salariilor iar notele contabile aferente se vor genera din macheta „Generare note contabile salarii”. Dupa efectuarea acestor operatiuni este necesara obtinerea situatiilor de depunere a CAS-ului, somajului si sanatatii precum si exportul pe discheta a acestora, pentru depunerea la organele de finante.

Mai pe larg despre aceasta optiune se va discuta mai tarziu in capitolul „Personal-Salarizare”.

CAPITOLUL VIII
ACCES SI DREPTURI IN RETEA

8.1. Meniul “Utilizatori” – prezentare generala

Accesul in program, intr-o anumita firma sau intr-o anumita optiune (macheta) precum si posibilitatea de a modifica, sterge sau a adauga date in diferite optiuni ale programului este complet controlata de catre program pe baza drepturilor de acces si prelucrare.

Drepturile de acces si prelucrare sunt atribuite in cadrul acestui program unui grup de utilizatori. Administratorul programului poate crea un numar nelimitat de grupuri.

Fiecarui grup in parte i se va atribui anumite drepturi si restrictii.

Urmatorul pas este de a introduce utilizatorii. Fecare utilizator va fi repartizat obligatoriu catre un anumit grup si in mod automat va prelua drepturile si restrictiile respectivului grup.

De exemplu daca se va crea un grup „Facturare” si acestui grup i se va acorda doar dreptul de a efectua prelucrari doar in macheta de adaugare vanzari si de a consulta situatii aferente vanzarilor, toti utilizatorii care vor face parte din acest grup vor avea doar aceste drepturi.

Tot ca exemplu se poate preciza faptul ca pentru macheta de furnizori pot exista utilizatori care nici macar sa nu o poate accesa, utilizatori care pot doar sa vizualizeze lista de furnizori, utilizatori care pot avea dreptul de a adauga furnizori noi fara a modifica date ale acestora sau utilizatori care pot efectua orice tip de prelucrare cu furnizorii.

Drepturile aferente unui utilizator se incarca in momentul in care acesta isi introduce numele de cont si parola corespunzatoare in macheta de acces in program.

In acest moment utilizatorul este cautat in fisierul de utilizatori, i se verifica corectitudinea parolei, apoi este identificat grupul din care face parte, i se citesc acestui grup drepturile si restrictiile acordate si acestea vor fi acordate utilizatorului.

Singurul drept al unui utilizator care nu tine de grupul din care face parte este dreptul de a avea acces in anumite societati de lucru create in program.

8.2. Prelucrare grupuri de utilizatori

Aceasta macheta ofera posibilitatea de a adauga noi grupuri de utilizatori si de a le stabili drepturile si restrictiile aferente sau de a modifica numele unui grup de utilizatori deja creat sau drepturile acordate.

In cadrul acestei machete se afla lista cu toate grupurile existente si pentru fiecare grup in parte exista in partea drepta a listei trei elemente caracteristice: numele grupului, descrierea lui si setarea dreptului de acces.

Apasarea butonului de comanda <Setare drepturi de acces> va avea ca efect aparitia pe ecran a unei machete care va cuprinde toata structura arborescenta a drepturilor acordate in program utilizatorul urmand sa stabileasca pe baza casetelor de validare „Acces” si „Scriere” drepturile dorite.

8.3. Prelucrare utilizatori

Aceasta macheta permite crearea de noi utilizatori si stabilirea pentru fiecare in parte a grupului din care face parte si pe ale carui drepturi le preia precum si stabilirea unei serii de proprietati. Tot aici se stabileste pentru fiecare utilizator in parte societatile in care acesta are acces.

O atentie deosebita este necesara la crearea unei firme noi in cadrul programului, moment in care trebuie sa se acorde drepturi de acces utilizatorilor care vor trebui sa efectueze prelucrari in firma respectiva.

Daca nu se face acest lucru firma nou creata nu va apare in lista de selectie a societatilor de lucru.

Macheta „Prelucrare utilizatori” ofera si posibilitatea de a stabili sau schimba parola de acces a unui utilizator.

In dreapta listei de utilizatori se afla un buton de comanda <Proprietati> cu ajutorul caruia se pot stabili anumite caracteristici utilizatorului curent.

Aceste proprietati sunt:

· „Utilizatorul se poate reconecta automat” , ofera posibilitatea ca in cazul blocari in program sa i se permita reconectarea automata in program in cazul in care intra de pe aceeasi statie de lucru. Daca nu se bifeaza aceasta caseta de validare utilizatorul va ramane conectat in program si nu va mai putea intra decat daca va fi deconectat de catre administratorul programului.

· „Utilizatorul trebuie sa schimbe parola la urmatoarea logare”

· „Utilizatorul nu poate schimba parola”

· „Parola nu expira niciodata”

· „Parola expira dupa x zile”

· „Cont dezactivat”

· „Contul nu expira niciodata”

· „Contul expira dupa x zile”

· „Utilizatorul are drept de modificare restrictiv”

Daca se doreste stergerea unui utilizator trebuie tinut cont ca programul nu va sterge niciodata un utilizator aflat intr-un grup de administratori. Pentru a se putea sterge acest utilizator trebuie initial sa i se schimbe grupul din care face parte dupa care programul va permite stergerea lui.

8.4. Lista utilizatorilor conectati

Aceasta macheta ofera informatii despre toti utilizatorii care lucreaza la un moment dat in program.

Pentru fiecare utilizator in parte vor fi afisate:

· statia de pe care s-a conectat

· user-ul cu care s-a conectat in retea

· IP-ul statiei de unde s-a conectat

· societatea in cadrul carei lucreaza impreuna cu codul aferent

· modulul in care lucreaza in acel moment

· ora/data la care a intrat in modulul respectiv.

Pe langa aceste informatii oferite rolul acestei machete este de a putea deconecta utilizatorii ramasi blocati in program, cu ajutorul butonului de comanda <Deconecteaza>.

8.5. Utilizatori in retea

Aceasta optiune permite deconectare tuturor documentelor care au ramas ca fiind in lucru la blocarea unui utilizator in program.

Aceste documente pot fi selectate integral sau pe utilizator in scopul de a fi deconectate.

Fiecarui utilizator din lista ii va corespunde aceleasi informatii ca si in macheta „Lista utilizatorilor conectati”.

8.6. History

Aceasta macheta permite aflarea tuturor operatiunilor efectuate intr-o anumita perioada de catre un utilizator in cadrul programului. In acest mod poate fi afisat cronologic la un interval de cateva secunde toate miscarile unui utilizator.

Perioada in care va fi ceruta afisarea acestor miscari este perioada efectiva de lucru nu perioada de lucru contabila pentru care s-au facut prelucrarile.

De exemplu daca un utilizator a prelucrat in perioada 09.05.2002 – 14.05.2002 vanzari pentru o firma cu o luna contabila de lucru ianuarie 2001 atunci perioada care trebuie ceruta la vizualizarea istoricului unui utilizator va fi 09.05.2002 – 14.05.2002.

Tot in cadrul optiunii „History” poate fi obtinut un raport centralizat sau detaliat despre datele sterse, active sau introduse de un utilizator intr-o perioada intr-un modul sau in tot programul.

Tot aici poate fi afisat numarul de utilizatori si numele lor aferent celor care au efectuat prelucrari in cadrul unui anumit modul din program.

CAPITOLUL IX
FURNIZORI – AVIZARE, FACTURARE

9.1. Avize furnizori

Aceasta macheta permite introducerea avizelor de insotire a marfii primite de la furnizori, cu sau fara TVA.

Documentele ce pot fi prelucrate in cadrul acestei machete se impart in urmatoarele categorii:

· documente de intrare elemente stocabile (ex.: marfuri, materiale, materii prime)

· documente de achizitie mijloace fixe sau obiecte de inventar

Primul element ce trebuie completat in cadrul machetei „Introducere avize furnizori” il reprezinta partenerul (furnizorul) care a emis documentul curent.

Selectia furnizorului se face conform metodologiei de selectie prezentata in capitolul „Elemente generale de operare”, subcapitolul „Selectie furnizori”.

Adaugarea unui furnizor nou se va face conform metodologiei prezentata in capitolul „Machete cu caracteristica de nomenclator”, subcapitolul „Prelucrare furnizori”.

Revenind la macheta „Introducere avize furnizori”, selectarea unui anumit furnizor din lista de furnizori va avea ca efect completarea automata a datelor informative ale furnizorului selectat (sediul, cod fiscal, banca, cont bancar).

In continuare, macheta „Introducere avize furnizori” contine elementele de definire a documentului curent, tip document, numar document, data document, numarul de NIR atasat documentului, procentul de TVA alocat facturii si modul de calcul al TVA-ului.

Caseta cu lista derulanta „Document” permite selectarea unui anumit tip de document. Numarul de document este cel inscris pe documentul de intrare si poate contine caractere alfanumerice.

Programul are incorporat un modul de cautare si verificare a dublurii de numere de document. In momentul gasirii unei dubluri de numar va atentiona acest fapt.

Data documentului este deosebit de importanta deoarece toate miscarile de stoc se vor inregistra in cadrul lunii aferente datei completate. Daca s-a gresit aceasta data, in cadrul lunii curente nu se vor gasi operatiuni referitoare la documentul respectiv introdus gresit.

In cazul in care in configurare s-a setat ca sistemul sa verifice introducerea tuturor documentelor doar in perioada referitoare la luna curenta, nu se vor putea introduce decat zile din cadrul lunii curente.

Data info document in mod normal este aceeasi cu data documentului in cazul in

Numarul de NIR se va completa doar in cazul documentelor care trebuie sa fie insotite de o nota de intrare receptie. Numarul de NIR poate fi introdus manual sau poate fi generat in mod automat de catre program.

Aceasta optiune se seteaza in meniul de configurare al programului. In cazul in care programul este setat sa calculeze automat numarul de NIR acesta nu va fi afisat direct pe macheta ci va fi generat in momentul salvarii documentului. Acest fapt se intampla deoarece programul este pentru retea si in timp ce se introduce un document un anumit numar de alti utilizatori pot introduce documente asemanatoare iar numerele pot coincide. Numarul de NIR acordat automat va fi calculat de program ca un maxim de numar de NIR plus unu.

Procentul de TVA este cel inscris pe documentul de intrare iar programul il va verifica daca este corect setat in configurare procente TVA. In caz ca procentul introdus nu exista sau este incorect programul va avertiza acest lucru.

Cele doua butoane de optiune „Se aplica” si „Se extrage” se refera la modul de calcul al TVA-ului. Daca ramane bifat butonul de optiune „Se aplica” atunci preturile din cadrul documentului vor fi fara TVA la acestea urmand sa se aplice procentul de TVA.

In cazul in care butonul de optiune „Se extrage” este validat atunci preturile din cadrul documentului vor fi cu cu TVA iar la calculul TVA-ului acesta se va extrage.

In cazul in care preturile din documentul curent este exprimat intr-o valuta diferita de lei trebuie selectata valuta respectiva si introdus cursul aferent datei documentului curent.

Pozitiile (liniile) documentului curent vor fi introduse in grila din cadrul machetei. Aceasta grila contine ca prim element caseta de validare care trebuie validata daca pozitia curenta contine un element de stoc sau trebuie invalidata daca pozitia curenta contine o prestare de servicii, urmata de magazia de intrare (numai daca a fost validata caseta de validare „Stocabil”), denumirea produsului stocabil, cantitatea, pretul unitar, valoarea, valoarea TVA (valoarea si valoarea TVA sunt elemente calculate automat de catre program).

Caseta de validare „Stocabil” este deosebit de importanta deoarece pe baza acesteia se stabileste daca pozitia (linia) documentului curent se trimite in stocuri sau in prestari servicii.

In cazul in care nu se marcheaza caseta de validare „Stocabil”, automat nu se va completa nici magazia de intrare urmand a se completa explicatia prestarii de servicii. Cantitatea ramane cu valoarea 1 iar valoarea liniei curente va fi trecuta la pretul unitar.

Daca se valideaza caseta de validare „Stocabil” urmeaza a se selecta magazia unde va intra acest produs stocabil iar apoi se va completa denumirea produsului respectiv prin selectia lui din fisierul de produse. Selectia produsului, cautarea sau adaugarea se face conform metedologiei de selectie explicata in capitolul „Elemente generale de operare”, subcapitolul „Selectie produse”.

La rubrica cantitate se trece cantitatea intrata din produsul respectiv urmand a se completa pretul unitar de intrare care poate fi cu sau fara TVA in functie de butoanele de optiune „Se aplica” sau „Se extrage”.

Campurile „Valoare” si „Valoare TVA” sunt elemente pe care programul le calculeaza automat prin inmultirea cantitatii cu pretul de intrare. Datorita faptului ca pot exista documente de intrare eronat calculate de catre furnizori in cazul ambelor elemente se pot corecta valorile in functie de documentul de baza.

Stabilirea magaziei de intrare sau adaugarea de magazii noi se face similar cu metodologia de cautare sau adaugare a furnizorilor.

In cazul in care documentul curent are mai multe linii componente, pentru adaugarea acestora se apasa butonul de comanda <Adaugare linie>, orice linie adaugata poate fi stearsa (dezactivata) prin apasarea butonului de comanda <Stergere linie>. Acest lucru se va observa prin schimbarea culorii liniei respective ea devenind inactiva. Daca se doreste reactivarea acestei linii sterse se apasa butonul de comanda <Rechemare linie>.

Pentru un document de cumparare butonul de comanda <Observatii> permite introducerea unei observatii de orice marime.

Butonul de comanda <Date agent delegat> ofera posibilitatea de a completa datele delegatului documentului curent.

Butonul de comanda <Stergere aviz> permite stergerea integrala a documentului.

Butonul de comanda <Tiparire NIR> permite tiparirea NIR-ului aferent documentului de intrare cerand in prealabil date referitoare la comisia de receptie si gestionarul care receptioneaza bunul sau bunurile respective. Gestionarii si membrii comisiei vor fi selectati din fisierul de personal al societatii.

In cadrul machetei „Introducere avize furnizori” in partea de jos a acesteia programul va afisa trei totaluri: total valoare, total TVA, total general document.

9.2. Adaugare cumparari

Aceasta macheta permite introducerea tuturor documentelor primite de la furnizori, cu sau fara TVA.

De asemenea ofera si posibilitatea de a achita direct documentele introduse, partial sau total, prin diverse moduri de plata (casa, banca, CEC, bilet la ordin).

In cazul achizitionarii modulului multi-devize si cursuri valutare, documentele introduse pot fi prelucrate si in alte devize decat lei.

Documentele ce pot fi prelucrate in cadrul acestei machete se impart in urmatoarele categorii:

· documente de prestari servicii (ex.: servicii telefonie, transport, chirie etc)

· documente de intrare elemente stocabile (ex.: marfuri, materiale, materii prime)

· documente de achizitie mijloace fixe sau obiecte de inventar

Toate documentele de intrare cu sau fara TVA care se doresc a fi cuprinse in jurnalul de TVA furnizori trebuie introduse doar prin aceasta macheta.

In afara acestei posibilitati de trimitere in jurnalul de TVA, mai exista doua optiuni din cadrul carora documentele prelucrate pot fi trimise in jurnalul de TVA: „Plati-incasari” si „Note contabile diverse”.

Este recomandat sa se foloseasca aceste optiuni suplimentare doar in cazul existentei unor documente simple de intrare de la furnizori, cu sau fara TVA (ex.: bonuri de casa, chitante, bilete de tren, etc).

Macheta „Adaugare cumparari” ofera si posibilitatea de a genera notele contabile necesare pentru fiecare pozitie componenta a unui document de intrare, precum si trimiterea sumei fara TVA pe centre de cost si pe tipuri de cheltuieli in cazul in care nota contabila aferenta pozitiei contine un cont de cheltuiala din clasa 6.

Primul element ce trebuie completat in cadrul machetei „Adaugare cumparari” il reprezinta partenerul (furnizorul) care a emis documentul curent.

Selectia furnizorului se face conform metodologiei de selectie prezentata in capitolul „Elemente generale de operare”, subcapitolul „Selectie furnizori”.

Adaugarea unui furnizor nou se va face conform metodologiei prezentata in capitolul „Machete cu caracteristica de nomenclator”, subcapitolul „Prelucrare furnizori”.

Revenind la macheta „Adaugare cumparari”, selectarea unui anumit furnizor din lista de furnizori va avea ca efect trecerea la alt element al machetei precum si completarea automata a datelor informative ale furnizorului selectat (sediul, cod fiscal, banca, cont bancar, categoria).

Butonul de comanda <Info furnizor> permite afisarea situatiei complete a furnizorului selectat la data care este inscrisa in dreptul casutei de text „Data (ziua,luna,an)” din cadrul machetei.

Informatiile oferite in macheta „Info furnizor” se refera la soldul initial, livrarile si platile efectuate pana la data respectiva, eventualele diferente de curs valutar, avansurile primite si soldul final.

In continuare, macheta „Adaugare cumparari” contine elementele de definire a documentului curent, tip document, numar document, data document, data reala document, data scadentei la plata, numarul de NIR atasat documentului, procentul de TVA alocat facturii si modul de calcul al TVA-ului.

Caseta cu lista derulanta „Document” permite selectarea unui anumit tip de document. Numarul de document este cel inscris pe documentul de intrare si poate contine caractere alfanumerice.

Programul are incorporat un modul de cautare si verificare a dublurii de numere de document. In momentul gasirii unei dubluri de numar va atentiona acest fapt.

Data documentului este deosebit de importanta deoarece toate operatiunile si prelucrarile realizate (note contabile, miscarile de stoc, plati, avansuri, etc.) se vor inregistra in cadrul lunii aferente datei completate. Daca s-a gresit aceasta data, in cadrul lunii curente nu se vor gasi operatiuni referitoare la documentul respectiv introdus gresit.

Data info document in mod normal este aceeasi cu data documentului in cazul in care data documentului corespunde cu luna curenta de lucru.

Daca data documentului este dintr-o luna anterioara lunii curente de lucru atunci aceasta se trece la data info document, iar la data document se trece prima zi a lunii curente de lucru.

Exemplu: Daca s-a uitat sa se introduca un document aferent lunii februarie 11.02.2002 iar luna contabila curenta in care se prelucreaza datele este 05.2002 atunci la data document se trece 01.05.2002 iar la data info document se trece 11.02.2002. In cazul in care documentul are data de 11.02.2002 iar luna contabila curenta de lucru este februarie 2002 atunci si la data document si la data info document se trece 11.02.2002.

Este important de retinut faptul ca data info document este doar o data informativa iar notele contabile, platile sau miscarile de stoc vor fi incadrate in luna trecuta in data document. In momentul in care se completeaza data document programul va completa automat cu aceeasi data si data info document.

Data scadenta reprezinta data la care urmeaza a fi platit documentul curent introdus. La completarea datei scadente se poate scrie efectiv aceasta data si programul va calcula automat numarul de zile de scadenta sau se scrie numarul de zile de scadenta si programul va calcula automat data scadenta.

In dreapta elementului numar NIR exista un buton de comanda <?> prin a carui apasare se va genera o lista informativa de numere de NIR acordate in urmatoarea structura: numar NIR, document, numar document, data document.

In cadrul acestei liste de NIR-uri apare caseta de validare „Afisare doar pentru luna curenta” care va activa un filtru si va afisa in lista doar numerele de NIR acordate in luna curenta.

In cazul in care butonul de optiune „Se extrage” este validat atunci preturile din cadrul documentului vor fi cu cu TVA iar la calculul TVA-ului acesta se va extrage.

In cazul in care preturile din documentul curent este exprimat intr-o valuta diferita de lei trebuie selectata valuta respectiva si introdus cursul aferent datei documentului curent.

Acest curs va fi cautat in fisierul de cursuri pentru data respectiva iar daca nu este gasit sau este diferit de cursul gasit programul va atentiona acest fapt. Tot de aici se vor putea adauga cursuri noi.

Pozitiile (liniile) documentului curent vor fi introduse in grila din cadrul machetei. Aceasta grila contine ca prim element caseta de validare care trebuie validata daca pozitia curenta contine un element de stoc sau trebuie invalidata daca pozitia curenta contine o prestare de servicii, al doilea element este magazia de intrare (numai daca a fost validata caseta de validare „Stocabil”) dupa care urmeaza denumirea produsului stocabil sau dupa caz a explicatiei prestari de servicii, cantitatea, pretul unitar, valoarea, valoarea TVA (valoarea si valoarea TVA sunt elemente calculate automat de catre program).

Caseta de validare „Stocabil” este deosebit de importanta deoarece pe baza acesteia se stabileste daca pozitia (linia) documentului curent se trimite in stocuri sau in prestari servicii.

Stabilirea magaziei de intrare sau adaugarea de magazii noi se face similar cu metodologia de cautare sau adaugare a furnizorilor.

In afara de aceste 7 elemente necesare completari unei pozitii din cadrul unui document mai apare ca ultim element al optulea setarea notei contabile aferente liniei respective.

Pentru a stabili nota contabila aferenta liniei curente se apasa pe butonul de comanda <Setare>, pe ecran aparand macheta „Setare note contabile cumparari”.

Modul de lucru cu aceasta macheta este explicat in capitolul „Machete pentru setarea notelor contabile”, subcapitolul „Setare note contabile cumparari”.

In functie de contul de intrare stabilit pentru oricare din pozitiile unui document de intrare de la furnizori programul va efectua avertizari si va trimite anumite informatii catre alte module componente. Astfel:

1. Daca exista un cont de intrare din clasa 2, clasa conturilor de imobilizari (2121, 2122, 2124, 205 etc) sau din clasa 3 contul de obiecte de inventar (321) sau a oricarui cont analitic derivat din aceste conturi programul va intreba daca se doreste trimiterea elementului achizitionat in modulul de „Mijloace Fixe” sau „Obiecte de inventar” si in cazul afirmativ va apare pe ecran macheta de incarcare respectiva.

Pentru obiectele de inventar se va genera automat si nota contabila de amortizare a acestora (602 = 322).

2. Daca in momentul in care s-a efectuat o plata a documentului curent prin intermediul contului de decontari interne cu personalul programul va avertiza acest fapt si va oferii posibilitatea de face legatura platii curente cu modulul de decontari cu personalul pentru reglarea dispozitiilor de plata si incasare facute cu personalul angajat.

Pe ecran va apare macheta de decontari cu personalul si se va oferi posibilitatea de a selecta numele si prenumele persoanei respective, de a stabili tipul dispozitiei (incasare sau plata) si a simbolului contabil debitor si creditor aferent operatiunii de decontare.

Datorita introducerii noi legi a TVA-ului dupa apasarea butonului de comanda <Salvare> al machetei „Setare note contabile cumparari” va apare pe ecran o macheta de setare tip deducere TVA linii cumparare.

Aici se stabileste daca linia curenta a documentului este cu , fara , cu si fara drept de deducere si daca se trimite sau nu in jurnalul de TVA de cumparari. In acest moment aveti introdusa complet si corect o linie (pozitie) dintr-un document de intrare de la furnizori.

Daca se doreste vizualizarea notei contabile centralizate a documentului curent se apasa pe butonul de comanda <Vizualizare note contabile document curent >.

Pentru un document de cumparare butonul de comanda <Observatii> permite introducerea unei observatii de orice marime.

Butonul de comanda <Date agent delegat> ofera posibilitatea de a completa datele delegatului documentului curent.

Butonul de comanda <Stergere factura> permite stergerea integrala a documentului.

In cadrul machetei „Adaugare cumpararii” in partea de jos a acesteia programul va afisa trei totaluri: total valoare, total TVA, total general document.

Plata document curent de intrari

Daca se doreste sa se achite partial sau integral documentul curent se apasa pe butonul de comanda <Plata factura>. In acest moment va apare pe ecran macheta de plata a documentului in cadrul careia trebuie completat documentul de plata, numarul si data acestuia, valoarea platita efectiv, formula contabila (nota contabila) aferenta platii precum si o explicatie a acesteia.

Vor mai apare informatii despre furnizorul documentului curent (sold, livrari, plati si creante) precum si o optiune de plata prin CEC sau bilet la ordin.

Pentru salvarea acestei plati se apasa butonul de comanda <Salvare>. In acest moment in macheta <Adaugare cumparari> va fi afisa valoarea platita iar prin apasarea butonului de comanda <Vizualizare plati> vor putea fi vizualizate si eventual sterse platile afarente acestui document.

Pentru ca notele contabile aferente documentului curent sa fie grupate si trimise catre un anumit tip de operatie contabila se selecteaza operatia contabila dorita din cadrul casetei cu lista derulanta „Tip operatie contabila”.

Orice document de intrare se salveaza prin apasarea butonului de comanda <Salvare> si se abandoneaza prin apasarea butonului de comanda <Iesire>.

MANUAL DE UTILIZARE - Evo XPerienceÒ

(cele mai importante parti ale manualului - fara imagini explicative)

Grila (Grid)

4.3. Configurare furnizori

4.5. Configurare gestiune

MANUAL DE UTILIZARE - Evo XPerience^Ò